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Quando os funcionários recebem na conta seu salário do mês, nem fazem ideia do quanto é complexo para a empresa calcular a folha de pagamento de cada um. 

Por trás do valor líquido do salário recebido, há uma série de regras, descontos, adicionais e benefícios, fazendo com que cada contracheque seja único e precise de um cálculo individualizado.

Especialmente porque, dentro de uma empresa, a situação dos funcionários muda frequentemente: pessoas saem de férias, entram de licença, são demitidas, admitidas, promovidas, e a folha de pagamento precisa acompanhar toda essa mobilidade.

Organizar os processos e ter à mão todas as informações necessárias contribui para agilizar o trabalho e evitar erros.

Para facilitar essa tarefa de todos os meses, acompanhe neste artigo algumas dicas bem valiosas.

Quais as informações necessárias para o cálculo?

Como vimos acima, a folha de pagamento traz todas as informações que impactam no valor que será pago ao funcionário, e isso significa transformar em números os descontos e adicionais aos quais ele tem direito.

Veja, a seguir, o que deve ser levado em conta na hora de fechar a folha de pagamento:

Registro de admissão

O primeiro passo para uma gestão adequada de pagamento de salários é controlar o registro de novos colaboradores da empresa.

Além de garantir que ele entre no sistema da folha, o responsável pelos registros de admissões deve se certificar de que o funcionário esteja enquadrado de acordo com sua função e normas definidas por convenção coletiva da categoria.

Essa classificação define, além do salário-base, alguns benefícios, como adicional de insalubridade, e descontos, como a contribuição sindical.

Salário bruto

O salário bruto é o valor acertado entre empregador e empregado, sem descontos ou adicionais. Quando aplicamos os descontos legais sobre esse valor, chegamos ao salário líquido, que é o valor que o funcionário realmente recebe.

Após o salário bruto ser alterado pelos benefícios, adicionais e bônus, chegamos ao que se chama de remuneração, que é o valor que servirá de base para outros cálculos, como do FGTS.

Controle de ponto

Para saber quantas horas o colaborador realmente trabalhou e se ele tem direito a acréscimo de horas extras ou descontos por faltas, é fundamental ter controle do registro de ponto. Isso se faz pela análise do horário em que o funcionário chegou e saiu da empresa, levando em conta as pausas, como o intervalo de almoço.

Se houve faltas no mês, elas devem ser justificadas com atestado médico, por exemplo, para que o dia não trabalhado não seja descontado do colaborador.

Descontos, benefícios e remunerações variáveis

Outro ponto fundamental no cálculo da folha de pagamento são os descontos legais que devem incidir sobre o salário bruto, como INSS e vale-transporte.

Da mesma forma, adicionais noturnos, horas extras e outros valores que devem ser acrescidos ao salário precisam ser contabilizados.

Para quem trabalha com um sistema de remuneração variável, mais frequente entre equipes de vendas, é fundamental ter esse controle à mão para que não haja erros no cálculo do valor final a ser pago ao funcionário.

Quais os principais descontos?

Conheça, a seguir, os principais impostos, encargos e descontos previstos em lei, que podem impactar a folha de pagamento:

  • INSS (8% até 1.751,81 de salário bruto => 9% até 2.919,72 => 11% até 5.839,45 => R$ 642,34 a partir daí).
  • Imposto de renda (isento até 1.903,98 de salário bruto => 7,5% até 2.826,65 => 15% até 3.751,05 => 22,5% até 4.664,68 => 27% a partir daí).
  • Vale-transporte (6% do salário bruto ou o próprio valor dos vales entregues).
  • Vale-alimentação (não obrigatório).
  • Contribuição sindical (um dia de trabalho/ano, sendo uma opção do trabalhador). 
  • Faltas e atrasos não justificados.

Quais os principais adicionais?

Adicionais legais, bônus e comissões também podem entrar na conta na hora de calcular a folha de pagamento:

  • Horas extras (segunda a sábado, adicional de 50-90% => domingos, 100%).
  • Descanso Semanal Remunerado (varia caso a caso. Vide Lei 605/49).
  • Adicional Noturno (mínimo de 20%, entre 22h e 5h da manhã).
  • Adicional de insalubridade (de acordo com o risco da atividade).
  • Adicional de periculosidade (vide norma regulamentadora 16).
  • Salário-família (filhos até 14 anos, segundo regras do INSS).

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Como calcular a folha de pagamento?

Como se trata de uma tarefa complexa e cheia de detalhes, é importante lembrar que o ideal é que este trabalho seja realizado por alguém da sua equipe, que seja especializado em legislação trabalhista, ou mesmo pelo seu contador. Do contrário, o risco de erros é grande.

Com relação ao cálculo da folha de pagamento em si, não há um modelo oficial de folha de pagamento para as empresas, mas algumas informações são obrigatórias de constar no documento, como:

  • nome completo do trabalhador;
  • função ou cargo;
  • frequência;
  • descontos;
  • salário líquido;
  • forma e data do pagamento.

 

Para chegar ao valor final a ser pago ao funcionário, a conta que deve ser feita começa pelo salário bruto (sem descontos ou adicionais). A esse valor, você deve somar todos os adicionais aos quais o trabalhador tenha direito, conforme listamos acima. Como resultado, você terá o total de recebimentos.

A partir daí, começam a ser aplicados os descontos, como os encargos legais, possíveis faltas não justificadas, vale-transporte, etc. Como resultado, você terá o salário líquido.

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Quais os erros mais comuns?

Categoria ou enquadramento

Tanto a empresa quanto o trabalhador possuem categorias e enquadramentos próprios, que precisam ser respeitados no momento de fazer o cálculo da folha de pagamento.

No caso da empresa, é preciso enquadrá-la de acordo com o setor de atuação, se comércio ou indústria, pois para cada caso haverá regras e convenções coletivas próprias, que precisam ser consideradas.

Já no caso dos trabalhadores, especialmente após as mudanças implementadas pela reforma trabalhista de 2017, as empresas podem hoje estabelecer diferentes relações de trabalho, como CLT, contratos PJ, freelancers, temporários… e cada uma dessas modalidades terá regras específicas.

Erros de cálculo

Como vimos até aqui, a nossa legislação trabalhista é complexa e cheia de detalhes que mudam frequentemente. São muitas taxas, índices e percentuais.

Muitas empresas (principalmente as pequenas) ainda optam por realizar o cálculo da folha de pagamento de forma manual utilizando planilhas eletrônicas. Isso aumenta muito a chance de que algum valor ou percentual passe despercebido e o cálculo não fique correto.

A situação do profissional

Há vários momentos e situações diferentes pelas quais o trabalhador pode passar dentro de uma empresa. Pode sair de férias, tirar licenças e afastamentos, pode estar sendo admitido ou demitido, e todas essas situações impactam o cálculo da folha de pagamento.

É preciso bastante atenção quanto a isso para que a folha de pagamento reflita exatamente o momento do trabalhador.

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Como facilitar suas rotinas contábeis?

Neste artigo você percebeu que calcular a folha de pagamento exige muitos dados, informações e conhecimento, a fim de que tudo seja feito com segurança e sem erros.

E como também comentamos, realizar essa tarefa confiando em cálculos manuais ou planilhas do excel aumenta muito a chance de erros, gerando problemas tanto para a empresa quanto para os funcionários. 

Para facilitar essa e outras rotinas, muitas empresas têm optado por softwares e plataformas de automação. Essas ferramentas contribuem para uma gestão mais integrada e eficiente, exigindo menos tempo de trabalho e entregando resultados mais precisos e seguros.

A emissão de notas fiscais é uma dessas tarefas que podem (e devem) ser automatizadas, pelos mesmos motivos de maior eficiência, agilidade e segurança.

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Categorias: Gestão Contábil

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