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As notas fiscais eletrônicas vieram para facilitar e agilizar os processos de registro e comprovação de transações comerciais no Brasil.

Porém, mesmo após tantos anos com esse recurso digital em atividade no país, muita gente ainda tem dúvidas quanto a alguns pontos relacionados ao seu uso, tanto no preenchimento, quanto na emissão e no gerenciamento.

E um dos pontos que mais geram dúvidas são os arquivos XML da NF-e. Recurso digital que garante maior eficiência e segurança para as operações.

Listamos neste artigo as respostas às principais dúvidas relacionadas a esse tema. É bem provável que sua dúvida também esteja respondida aqui. Então leia até o final!

Principais dúvidas sobre a XML da NF-e 

Frente às dúvidas que alguns empreendedores podem ter quanto à aplicação da XML em notas fiscais eletrônicas, separamos uma série de informações que te ajudarão a compreender melhor do que se trata esse assunto. Acompanhe!

1. O que é o arquivo XML em NF-e?

A linguagem de programação XML surgiu em 1996, com o intuito de facilitar a comunicação entre usuários pela internet.

Essa linguagem computacional é utilizada na codificação, organização e compartilhamento de informações, como textos, dados e/ou imagens, entre diferentes computadores. Além disso, ela ainda garante que diversos arquivos sejam legíveis, tanto por usuários quanto pelas próprias máquinas.

No caso das notas fiscais eletrônicas, o XML tem o papel de converter a nota em um arquivo totalmente digital, transmitido para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) seguindo todos os padrões de escrituração fiscal exigidos pelo Fisco.

2. Para que serve o arquivo XML? 

Como o XML auxilia em diversos sistemas de informação no agrupamento e compartilhamento de dados, ele serve, para a NF-e, como um facilitador, ajudando na organização e armazenamento das informações referentes às notas fiscais, como dados do emitente, do produto, de transporte, entre outros comprovando, assim, a existência de determinada transação comercial.

Outro ponto que costuma gerar dúvidas em muitas empresas é o uso da tabela CEST nas notas fiscais. Saiba o que são e como usar da maneira certa neste artigo:

Tabela CEST: o que é e quem precisa dela para emitir NF-e?

3. Como ler o XML da NF-e? 

O passo a passo para abrir um arquivo XML é bastante simples, basta que você clique com o botão direito do mouse no documento desejado e depois selecione “abrir com bloco de notas”.

Porém, ao abrí-lo você com certeza perceberá que as informações são um tanto difíceis de se compreender. Foi pensando nessa dificuldade que elaboramos uma lista com os códigos mais comuns encontrados no XML, assim como seus significados. Veja!

  • infNFe Id – Identificação da chave de acesso da NF-e.
  • cUF – Código da Unidade da Federação referente à NF-e.
  • natOP – Indicador da natureza operacional da nota.
  • emit – Onde se encontram as informações do emitente.
  • IE – Inscrição Estadual da empresa.
  • CNAE – Código da Classificação Nacional de Atividades Econômicas.
  • CRT – Código de Regime Tributário.
  • dest – Onde se encontram as informações do destinatário.
  • prod – Onde se encontram as descrições do produto ou serviço.
  • imposto – Descrição dos gastos com tributos.
  • infAdProd – Informações adicionais do produto.
  • transp – Descrições referentes ao frete do produto.
  • Signature – Assinatura digital de autenticação.
  • xMotivo – Nota de autorização emitida pela SEFAZ.

Para ajudar ainda mais na leitura desse documento, empreendedores ainda podem optar por programas externos, capazes de interpretar, de forma mais simplificada, esse formato de arquivo.

Entenda por que as notas fiscais podem arruinar seu negócio online se você não emitir corretamente: 

Entenda os riscos de vender online sem emitir nota fiscal

4. Quais informações devem constar no arquivo XML? 

O arquivo XML precisa armazenar todas as informações referentes à transação comercial realizada, como:

  • Informações sobre a própria NF-e, como número, data de emissão e modelo.
  • Dados do emitente, como nome, CNPJ e endereço.
  • Dados do destinatário.
  • Informações sobre os produtos ou serviços, como descrição e quantidade.
  • Dados relativos a impostos, transporte e cobrança.

E essas não são todas as informações que constam no arquivo XML. Por tudo isso, é possível perceber a importância desse registro e por que o Fisco leva isso tão a sério.

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5. Como encontrar o XML de uma nota fiscal? 

Todos os arquivos XML das notas fiscais emitidas no país podem ser encontrados no site da Secretaria da Fazenda. Lá, o usuário só precisará clicar em Consultar NF-e Completa, logar com a chave de acesso referente à nota desejada, numeração de 44 dígitos localizada abaixo do código de barras, e realizar o download.

Ainda vale ressaltar que, em alguns casos, pode ser necessário o uso de um Certificado Digital (e-CNPJ) para comprovar o acesso e identidade de usuários ou empresas.

Entenda por que os certificados digitais são tão importantes para a emissão de notas fiscais eletrônicas, clicando neste artigo:

O que é certificado digital e qual a sua relação com notas fiscais

6. Quais as diferenças entre XML, NF-e e DANFE? 

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é o documento que comprova a venda de determinado produto ou prestação de determinado serviço, ou seja, registra todas as operações de natureza comercial. Sua emissão e armazenamento são online e sua validade jurídica é garantida pelas assinaturas digitais

O arquivo XML também comprova a existência de determinada operação comercial, mas sua impressão é completamente opcional, já que ele é transmitido, automaticamente, para a Secretaria da Fazenda.

Já o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), nada mais é que uma certificação impressa, sem validade jurídica, que resume as informações contidas na nota fiscal. Normalmente esse documento acompanha o produto durante seu transporte, além de também auxiliar na escrituração de operações feitas por aqueles que ainda não estão credenciados no sistema de emissão de NF-e.

7. Como armazenar o XML da nota fiscal?

A Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, exige que os documentos fiscais sejam armazenados por, no mínimo, cinco anos. Ou seja, tanto as NF-e quanto os arquivos XML precisam ser guardadas pelo mesmo período. Dessa forma, evitam-se maiores problemas junto a Receita Federal, quando a mesma for auditar as ações comerciais da sua empresa.

Além disso, ainda é importante que esses documentos sejam salvos em local seguro, que não possa ser acessado por qualquer pessoa sem autorização, e que tenham algum tipo de backup, como uma cópia em nuvem ou no próprio sistema de emissão das notas fiscais.

Descobra em quais casos a rejeição do XML na nota fiscal pode acontecer e o que fazer para identificar e resolver o problema: 

Rejeição do XML na nota fiscal: entenda por que ocorre e como resolver!

Os benefícios do arquivo XML para NF-e 

Com a XML, o gerenciamento das notas fiscais se torna uma tarefa muito menos burocrática. Com esse modelo de arquivo, o empreendedor consegue separar e agrupar documentos da forma que mais se adequa às necessidades do seu negócio, garantindo, assim, um acesso fácil, rápido e de qualquer lugar.

Por ter uma alta versatilidade e portabilidade, o XML também é uma ótima opção para o empreendedor que quer ter um controle melhor sobre o banco de dados da empresa. O uso desse modelo ainda ajuda a diminuir gastos com a impressão de papéis e com a organização do ambiente de trabalho, já que todos os arquivos são armazenados digitalmente.

E não para por aí. O XML ainda auxilia no trabalho do seu contador. Com esse modelo de nota fiscal, os profissionais da contabilidade conseguem acessar, rapidamente, o fluxo de documentos da empresa, economizando tempo e, consequentemente, dinheiro; evitando, assim, retrabalhos ou gastos com multas causadas por algum erro, ou pela falta de determinado comprovante. 

Gerencie seus arquivos XML da NF-e com a DIGISAN! 

Para que você possa gerenciar seus arquivos XML da NF-e de forma assertiva e segura, é recomendável a contratação de um serviço de qualidade, prestado por uma empresa com experiência comprovada no mercado, como a DIGISAN.

Nossa empresa é referência em soluções tecnológicas, oferecendo diversos serviços para os mais diversos tipos de negócios, como certificação digital, emissor de notas fiscais, parcerias com contadores e muito mais.

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Categorias: Nota Fiscal

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