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A administração financeira da empresa é um dos principais desafios do empreendedor e, por isso, contar com um sistema de gestão integrada facilita a rotina e evita uma série de contratempos que podem render muita dor de cabeça. Um bom exemplo é a emissão de notas fiscais, que, hoje em dia, pode ser completamente automatizada, com total segurança.

No entanto, nem sempre o sistema que você contratou logo que sua empresa abriu as portas consegue acompanhar o desenvolvimento de seus negócios. Nesses casos, é preciso mapear problemas comuns e possíveis indicativos de que o atual emissor de NF-e não está correspondendo às necessidades da empresa. 

Acompanhe o artigo e faça uma análise criteriosa de seu sistema atual para verificar se ele ainda é o melhor para você.

 

Sinais para mudar seu emissor de NF-e

 

1 – Problemas com o suporte técnico

Tudo que você não precisa quando tem um problema com suas notas fiscais é passar horas ao telefone tentando resolver, não é? Se o seu sistema não oferece um bom suporte técnico, é isso o que acaba acontecendo, então, analise com critério como é o atendimento quando você precisa dele.

O ideal é que o emissor de NF-e ofereça várias opções de suporte, incluindo telefone, e-mail e chat. Além disso, a qualidade do atendimento também é importante, pois ninguém gosta daquele tratamento robotizado. Um sistema com atendimento humanizado, além de ser mais receptivo, é mais eficiente, já que você consegue entender com mais clareza as instruções.

 

2 – Dificuldade de integração com o contador

Um dos pontos principais é a comunicação com seu contador, que deve ser simples e rápida. Assim, o emissor se mostra mais eficiente e garante o envio automático das notas para sua contabilidade, eliminando o trabalho de repassar todos os documentos manualmente. Da mesma forma, o sistema deve possibilitar o envio de notas aos clientes com poucos cliques após a emissão ou sempre que o documento for solicitado.

 

3 – Cálculo de impostos não automatizado

Calcular cada imposto sobre suas vendas na hora de emitir uma nota fiscal eletrônica não é impossível, mas, com certeza, muito trabalhoso e arriscado. Além de gastar um bom tempo para fazer as contas, você ainda corre o risco de errar o cálculo e ter sérios problemas pela frente.

Então, se o seu sistema não faz o cálculo de impostos automático, esse é um dos sinais para mudar o emissor de NF-e. Um software eficiente é capaz de armazenar informações com os principais impostos de notas fiscais, como ICMS, Cofins e PIS, e calcular automaticamente a taxa tributária, atendendo às exigências legais.

 

4 – Insegurança no armazenamento

A Receita Federal determina que sejam mantidas cópias dos documentos fiscais por um período mínimo de cinco anos e pode solicitar a apresentação de notas em uma fiscalização. Por isso, o arquivamento das NF-e é essencial para evitar contratempos.

Para garantir que seus documentos fiscais sejam organizados de forma adequada, o ideal é que o emissor ofereça a opção de armazenamento em nuvem. Sem esse modelo de arquivo, você precisa dispor de muito espaço em seu computador ou recorrer a dispositivos como CDs e HDs externos, o que, além de dificultar o acesso, não oferece a segurança que esse tipo de documento exige.

Com o armazenamento em nuvem, basta conectar-se à Internet para acessar suas notas de forma muito mais rápida e simples. Além disso, o processo é mais seguro, especialmente quando a infraestrutura conta com criptografia para proteção de dados.

 

5 – Falta de conectividade

Quando surge um imprevisto com suas notas fiscais e você não está perto do computador da empresa, seu emissor permite o acesso a distância? Se a resposta é não, então, considere realmente a opção de trocar seu sistema.

Para atender às necessidades atuais de uma empresa, o emissor deve funcionar totalmente online, permitindo que você emita ou envie notas de onde estiver. Além disso, com uma ferramenta online, você evita incompatibilidades com sistemas operacionais como Windows e MacOS, já que não há necessidade de instalar o software no computador.

 

6 – Custo-benefício desfavorável

Pagar caro por um serviço que não atende às suas necessidades é um desperdício de dinheiro, mas optar por um serviço gratuito que não funciona também não ajuda em nada sua gestão. O ideal é encontrar um meio termo, pois, atualmente, há emissores de nota fiscal com valores acessíveis e que garantem bons resultados.

Então, avalie o valor que você investe hoje em seu emissor ou se a opção gratuita realmente é a melhor para o seu negócio. Para chegar a um bom custo-benefício, lembre-se de analisar não só o preço, mas soluções como suporte técnico, integração com seu contador, facilidade de uso e agilidade para emissão dos documentos.

 

7 – Número de notas limitado

Alguns emissores de nota fiscal, principalmente os gratuitos, limitam o número de notas que podem ser emitidos no mês. Se esse é o seu caso e sua emissão de documentos fiscais vem aumentando, a restrição pode ser um dos sinais para mudar o emissor de NF-e.

Ainda que sua demanda atual seja pequena, para que não se veja em dificuldades quando precisar emitir uma nota no futuro, o ideal é optar por um sistema sem número limite de documentos mesmo no plano básico. Esse é um dos fatores que você deve incluir na sua conta de custo-benefício como vimos acima.

 

8 – Uso complicado

Corrigir uma nota fiscal emitida com erros é possível, mas também é burocrático e demorado. Então, seu emissor deve ser fácil de usar e com funcionalidades que tornem os processos mais rápidos e eficientes, como pela memorização de sua base de cadastros. Assim, sempre que você digitar o mesmo CNPJ, por exemplo, todas as outras informações serão preenchidas automaticamente.

Se você ou o responsável pela emissão das notas tem muitas dúvidas na hora de utilizar o software ou leva muito tempo até finalizar a tarefa, talvez seja melhor trocar o programa antes de algum transtorno. Com um sistema mais simples e intuitivo, além de reduzir os riscos de erros, você ganha em agilidade e produtividade.

 

Como você viu neste artigo, há vários fatores que devem ser considerados para uma emissão de documentos fiscais eficiente, prática e segura e alguns sinais para mudar seu emissor de NF-e. Caso você tenha identificado em seu dia a dia muitos problemas entre os listados acima, talvez seja hora de trocar seu sistema e ganhar mais agilidade e segurança.

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Leia também: Impostos para pequenas empresas: quais são?

 

 

Categorias: Nota fiscal

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