Com a crise econômica e o agravo da pandemia, os anos de 2020 e 2021 não foram fáceis para a maioria das empresas.

Esses fatores, aliados à chegada do final do ano e à correria para fechar as contas, podem elevar a inadimplência dos clientes.

Falar sobre dívidas pode ser complicado, mas começar um novo ano com pendências não é a situação ideal nem para o seu escritório contábil e nem para o seu cliente! 

Pensando nisso, preparamos este artigo com as principais dicas para começar 2022 sem inadimplência no seu escritório contábil.

Confira!

Dicas para começar o ano sem inadimplência no seu escritório contábil

1. Formalize os prazos 

Quando as informações são definidas de maneira clara e formal, você não apenas se respalda juridicamente, como evita situações desconfortáveis com o seu cliente. 

Na hora de acertar os valores para cada serviço, deixe claro: 

  • Quais serão as datas de pagamento.
  • Possibilidade de ocorrência de juros, caso ocorra um atraso e como será efetuado o cálculo.
  • Qual é o prazo máximo de inadimplência até que os serviços sejam completamente interrompidos. 

Apesar da negociação também ser uma opção muito válida em casos de inadimplência, é preciso ter uma base sólida de datas e valores para poder navegar pelo assunto com mais segurança. 

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2. Conheça seus clientes 

O primeiro passo para começar o ano novo sem inadimplência no seu escritório é utilizar o tempo a seu favor. Previna-se realizando a análise de crédito de seus clientes antes da data de vencimento dos débitos. 

Além de poder realizar consultas em órgãos de restrição de crédito (SPC, Serasa, Quod) para auxiliar na análise econômico-financeira do seu cliente, você também dispõe de informações sobre o negócio, especialmente se estiverem trabalhando juntos à data. 

Com essas informações em mãos, já dá para ter uma ideia de quais clientes estão mais apertados e podem acabar falhando em sanar os débitos. 

Mas atenção: nada de cobrá-los antes da data combinada por conta disso, certo! Isso é apenas um ponto de atenção e organização para que o seu escritório contábil esteja preparado para abordá-lo de maneira diferente. 

3. Seja cortês, sempre

A inadimplência é desgastante para os dois lados: tanto para quem possui a dívida, quanto para quem a está cobrando. Por isso, ser cortês e gentil pode fazer toda a diferença, ressaltando o alto grau de respeito e profissionalismo da sua empresa. 

Além disso, de acordo com o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, o cliente inadimplente não deverá ser submetido a nenhum constrangimento ou ameaça. 

Nisso podem se incluir ligações contínuas e excessivas, exposição do débito a terceiros ou até mesmo um tratamento desrespeitoso. 

Desrespeitar essas orientações pode levar a processos, ações judiciais, multa e até mesmo detenção. Assim, mesmo estando certo, você pode acabar como o errado da situação. Tudo isso pode ser evitado com um pouco de tato e paciência. 

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💡 Veja como abordar o seu cliente inadimplente de forma sutil

Como primeira medida para relembrar o cliente da inadimplência, comece por um e-mail formal. O objetivo dessa primeira comunicação é apenas relembrar o seu cliente que o débito está ali. 

De fato, com a correria do dia a dia, muitas pessoas acabam simplesmente esquecendo, sem qualquer má-fé. O envio desse e-mail pode acontecer logo no dia seguinte ao vencimento do prazo. 

Caso seu cliente não responda em um prazo de até 2 dias, siga com uma ligação. Nesse segundo contato, busque oferecer alternativas para ele, sem acusações ou brigas. 

Medidas mais severas devem ser o último recurso, somente se seu cliente se recusar a pagar e rejeitar todas as soluções propostas. 

4. Entenda os motivos 

Durante o seu contato com o cliente, busque saber quais foram as causas do atraso. Ao fazer isso, você não apenas mostra interesse pela situação do seu cliente, como pode avaliar a melhor saída para a situação. 

Clientes inadimplentes, afinal de contas, se tornam assim por uma série de razões que podem ser falta de dinheiro, esquecimento/desorganização, insatisfação com o serviço prestado ou até problemas com o fluxo de caixa. Cada situação necessita de uma abordagem diferente. 

5. Ofereça opções 

Em alguns casos de clientes inadimplentes, a situação ocorre por necessidade e não por vontade: muitas vezes os últimos meses foram muito duros, e ele simplesmente não tem o valor completo para quitar os débitos com seu escritório contábil. 

Em casos assim, converse com ele e ofereça opções: talvez a possibilidade de pagar a dívida em parcelas menores (previamente combinadas) ou até mesmo uma extensão de prazo (dentro dos limites da empresa). 

Mesmo que seu escritório termine o ano com o pagamento de uma taxa menor do que o esperado daquele cliente inadimplente, é melhor do que não receber nenhuma fração do valor, não é mesmo? 

Além disso, sua tentativa de acomodar o cliente e encontrar soluções certamente não vai passar despercebida por ele, podendo fortalecer as relações e diminuir as chances de atrasos no futuro. 

6. Faça bom uso da tecnologia 

Negócios organizados, com um fluxo de caixa organizado e uma boa gestão de notas fiscais eletrônicas possuem menos chances de se tornarem inadimplentes. 

Por isso, propor modernização pode ser uma opção excelente tanto para o seu cliente quanto para o seu escritório de contabilidade. Dessa forma vocês podem se tornar ainda mais conectados e evitar atrasos. 

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