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Reduzir custos: essas duas palavras costumam atrair imediatamente a atenção de qualquer empreendedor. Afinal, quem tem um negócio sabe que os gastos são muitos e que é preciso economizar sempre que possível.

Neste contexto, os emissores de nota fiscal gratuitos podem parecer tentadores, mas você sabia que eles estão associados a uma série de riscos para a sua empresa?

Para te ajudar a conhecer cada um desses riscos para seu negócio, listamos neste artigo 9 riscos de usar emissor de NF-e gratuito.

Confira o artigo e veja como evitar problemas com suas notas fiscais!

9 riscos de usar um emissor de NF-e gratuito

Atualmente o emissor do Sebrae é a primeira alternativa para quem decide pela emissão de notas gratuitas. Além disso, algumas prefeituras também disponibilizam sistemas próprios, voltados para microempreendedores locais.

Via de regra, foi pensando no empreendedor MEI que esses sistemas foram criados e continuam sendo mantidos. Exatamente por isso, as funcionalidades e desempenho são limitados e não são capazes de atender a demanda de empresas maiores.

Para conhecer as respostas às principais dúvidas dos empreendedores sobre emissores gratuitos de nota fiscal? Então não deixe de conferir este artigo!

Veja abaixo os principais riscos de usar emissor de NF-e gratuito.

1. Perda de arquivos 

Apesar de ser capaz de armazenar uma pequena quantidade de informações, o emissor gratuito de NF-e não realiza nenhum tipo de backup. Assim, caso você tenha problemas com a máquina em que ele está instalado, muito provavelmente perderá todos os seus arquivos.

Isso é preocupante não só para a organização fiscal da empresa, como também para o cumprimento de obrigações fiscais e tributárias. Vale lembrar que, por lei, todas as NF-e devem ser armazenadas por um período de 5 anos.

Caso sejam requisitadas pelo Ministério da Fazenda, precisam ser enviadas no prazo mínimo possível, sob pena de multa ou repercussões ainda mais graves.

Além disso, se não houver nenhum outro tipo de registro, a perda de arquivos também resultará em cálculos incorretos para a declaração de impostos, por exemplo.

2. Falta de suporte técnico

Os emissores gratuitos não podem investir tanto em atendimento ao cliente e por isso não é incomum cair na temida música de espera quando se liga para resolver algum problema.

Na prática isso significa minutos (e até horas!) com o telefone no ouvido. Para piorar, não existe garantia de que o problema será resolvido. Afinal, emissores gratuitos não possuem contrato de serviço com o emissor e não poderão investigar os problemas de maneira personalizada.

3. Vulnerabilidade de informações

Crimes cibernéticos são uma realidade séria e perigosa no cenário atual. Ransomware, Malwares, venda de informações: tudo isso e muito mais pode acontecer quando informações importantes não são armazenadas com cuidado.

No caso do emissor gratuito, o software não possui qualquer tipo de proteção e nem contrato de segurança de dados, podendo ser facilmente invadido por qualquer ameaça cibernética que entre na sua máquina.

Ao optar por um emissor dessa espécie você corre o risco de expor as suas e as informações dos seus clientes.

O melhor caminho para evitar uma situação desse tipo é optar por um sistema que ofereça o armazenamento de arquivos em nuvem criptografada. Assim, suas informações ficam devidamente protegidas.

4. Erros

Notas fiscais com dados errados podem ser rejeitadas pelo Ministério da Fazenda, devendo ser emitidas novamente para que a transação realizada tenha significado jurídico.

Nos emissores gratuitos os erros costumam acontecer com mais frequência porque o sistema, além de não preencher boa parte das informações automaticamente, também não calcula os principais impostos que devem ser incluídos na nota.

Preencher e calcular impostos corretamente uma ou duas notas é uma tarefa relativamente simples. Contudo, em um dia comum de negócios, a maioria das empresas realiza uma quantidade muito maior de transações.

Isso quer dizer sobrecarregar seus contadores e empregados, aumentando a possibilidade de emissão de notas fiscais incorretas.

No melhor dos casos, o documento será rejeitado e deverá ser emitido de novo. No pior, a transação fica registrada incorretamente e irá influenciar em todos os outros fluxos contábeis da empresa.

Em emissores pagos, o cálculo de impostos e preenchimentos de informações é automático, economizando tempo e evitando dores de cabeça.

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Apesar de algo frequente na rotina de todo negócio, muitas empresas ainda cometem erros (alguns simples) na emissão de notas fiscais. Neste artigo você confere as principais falhas e aprende a evitá-las! 

5. Gastar mais tempo para emitir notas

Além do tempo gasto preenchendo informações e calculando impostos, você ainda terá de lidar com instabilidades do próprio sistema. Não é sempre que o emissor gratuito processa os comandos de maneira rápida e isso pode gerar atrasos.

Emissores pagos, por outro lado, são otimizados e constantemente monitorados para garantir o melhor desempenho possível no menor tempo.

Na DIGISAN, por exemplo, você passa por todos os processos de emissão de nota fiscal em até 2 minutos.

6. Arquivos XML não são facilmente identificados e encaminhados

Você sabe o que é o arquivo XML? É um conjunto de códigos em HTML que corresponde à verdadeira nota fiscal eletrônica e a única parte dela que apresenta real validade jurídica.

Quando falamos sobre manter notas fiscais por 5 anos é desse arquivo que estamos falando. Ao realizar uma transação que utilize a NF-e seu cliente deverá receber o arquivo XML para que seja devidamente armazenado. Por outro lado você (emissor) também precisa fazer isso.

Nos emissores gratuitos, essa operação não pode ser feita de maneira automática. Assim, a única forma de ter acesso ao arquivo XML é fazendo o download para sua máquina e aí enviar o arquivo para o cliente.

Tudo isso pode acabar sendo confuso já que o emissor gratuito geralmente envia o DANFE, que apesar de conter informações sobre a transação, não possui validade jurídica.

Em sistemas pagos, todos esses processos são integrados e automáticos, facilitando as rotinas de trabalho e economizando tempo.

7. Notas em contingência atrasadas

Quando algum problema técnico ocorre na hora de emitir uma NF-e, a nota em contingência é gerada para não atrapalhar o cotidiano do empreendedor.

De forma resumida, a NF-e de contingência é um documento temporário, que deverá ser emitido assim que o sistema retornar para evitar problemas com o fisco. Também é preciso ficar ligado nos prazos: afinal, para a maioria dos estados, todo esse processo precisa ser feito em até 24 horas.

Os emissores gratuitos não transmitem a nota em contingência de forma automática. Assim, o empreendedor deverá verificar diariamente (e manualmente) se existe qualquer problema dessa espécie para corrigi-lo.

8. Funcionalidades limitadas

A única coisa que o emissor de NF-e gratuito faz é emitir notas. E isso pode parecer um tanto óbvio à primeira vista, mas ao conhecer os emissores pagos, você começa a compreender que existem diversas outras funcionalidades que podem auxiliar (e muito!) as rotinas da sua empresa.

Desde calcular impostos, até fazer um backup automático das informações e documentos até possibilitar uma integração completa de sistemas mais intuitiva e simples com os outros setores da sua empresa, o emissor pago oferece uma série de recursos que podem parecer supérfluos, mas fazem toda a diferença no dia a dia corrido de uma empresa.

9. Falta de mobilidade

O emissor gratuito do Sebrae deve ser instalado em um computador para funcionar e será acessível apenas por ele. Assim, caso você precise acessar uma informação remotamente ou se qualquer coisa acontecer com a máquina, é impossível acessar ou localizar as informações.

Isso pode engessar todos os processos da empresa, que acabam ficando dependentes de apenas um computador. Também nem é preciso dizer o tamanho do prejuízo caso qualquer coisa aconteça com esse hardware, não é mesmo?

Quer conhecer um exemplo de emissor de notas fiscais que evita todos os riscos citados neste artigo? Então confira este artigo!

Não coloque sua empresa em risco, conte com a DIGISAN! 

Economizar é importante, mas todo empreendedor sabe que, em alguns casos, é melhor investir em soluções para colher resultados no futuro. O barato pode sair caro e esse é o caso da emissão de notas fiscais eletrônicas, um processo cotidiano e tão importante para todas as empresas.

Durante o artigo você conferiou os riscos de usar emissor de NF-e gratuito e conheceu diversas características de um bom emissor de notas fiscais: bom suporte técnico, criptografia de dados, contrato de serviço, emissão mais rápida, cálculo automático de impostos.

Com o emissor de NF-e você tem tudo isso de maneira econômica, com planos variados para atender a realidade da sua empresa.

Conte com um bom emissor de NF-e para geração de notas fiscais e armazenamento e envio de arquivo de XML de forma eletrônica, automática, ágil e segura.

A DIGISAN é referência em soluções tecnológicas, oferecendo diversos serviços, como certificação digital, emissor de notas fiscais, parcerias com contadores, entre outros.

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Categorias: Nota Fiscal

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