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Quem trabalha com notas fiscais eletrônicas sabe que é inevitável: uma hora ou outra estará diante dos 3 números que configuram a rejeição do XML na nota fiscal. Saber por que isso acontece e como se prevenir é essencial para manter o seu negócio funcionando bem e em dia com o Fisco.

Além disso, também é importante não confundir nota fiscal rejeitada e nota fiscal denegada. Apesar de ambas não apresentarem validade jurídica, a segunda fica registrada na Secretaria de Fazenda e poderá trazer problemas ainda mais sérios para sua empresa. 

Acompanhe o artigo para descobrir em quais casos a rejeição do XML na nota fiscal pode acontecer e o que fazer para identificar e resolver o problema. 

Por que o XML da nota fiscal foi rejeitado?

No portal eletrônico da nota fiscal eletrônica, você será capaz de acessar e baixar gratuitamente o Manual de Orientação ao Contribuinte. Esse documento enumera cerca de 500 códigos de erro que podem ocorrer na emissão de notas fiscais. 

Você pode encontrar os códigos na seção de “Regras de Validação”, em diversas seções da versão 7.0 do manual mais recente, datado de novembro de 2020. Caso tenha problemas em encontrar, utilize o atalho control + F para realizar a busca de forma mais rápida. 

De modo geral, a rejeição do XML na nota fiscal ocorre por erros na inserção dos dados

Na prática isso quer dizer: CNPJ ou IE (Inscrição Estadual) incorretas, código de produtos e/ou cálculo de tributação informados erroneamente, duplicidade, problemas com certificado digital e outras questões do tipo. 

Veja abaixo os códigos mais comuns para erros de rejeição de XML da nota fiscal:

  • Código 207 e 208: CNPJ inválido.
  • Código 213: certificado digital inconsistente e/ou vencido.
  • Código 220: prazo para cancelar uma nota fiscal 24 horas.
  • Códigos 229 a 234: problemas com a inscrição estadual.
  • Código 539: erro de duplicidade.
  • Códigos 602 e 603: PIS e Cofins calculados e/ou informados erroneamente.

O processo de emissão de notas fiscais é comunicado diretamente com a Secretaria de Fazenda do seu estado e com a Receita Federal. Por essa razão, caso haja um problema, o informe do erro será imediato. 

Com isso, a nota fiscal não é emitida, mas pode ser realizada novamente, sob o mesmo número e chave de acesso, havendo a possibilidade de se corrigir os dados equivocados.

Apesar de não existirem repercussões negativas associadas ao Fisco por conta da rejeição de uma NF-e (se ela for devidamente preenchida e emitida logo em seguida), o problema sem dúvida consome tempo e pode gerar dor de cabeça, com a necessidade de se fazer uma nova checagem de dados. 

Apesar de ser um procedimento rotineiro no dia a dia de toda empresa, alguns erros ainda são comuns na hora da emissão de notas fiscais. Conheça os principais:

Os 8 maiores erros das empresas ao emitir nota fiscal eletrônica!

O que fazer em caso de rejeição do XML na nota fiscal

Em caso de rejeição do XML na nota fiscal, o primeiro passo é verificar qual foi o problema e de onde ele se originou. Afinal, uma nota pode ser rejeitada tanto se houverem problemas com o emissor quanto com o destinatário. 

Assim que você receber os três dígitos de erro, procure-os na tabela do Manual de Orientação ao Contribuinte. 

Veja abaixo como estão dispostos os códigos de erro na tabela:

Rejeição do XML na nota fiscal: entenda por que ocorre e como resolver!

Os três dígitos que indicam erro poderão ser encontrados na 4° coluna da tabela e apresentam todos os detalhes necessários para a devida identificação da situação. 

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Veja que o erro 203 está associado à pessoa que emitiu a nota. Nesse caso, cheque se o CNPJ ou CPF foi informado corretamente. Faça o mesmo, caso o erro seja com o destinatário da sua nota. 

Vale lembrar que uma nota rejeitada não precisa ser contestada, já que não foi emitida de fato. Contudo, caso você cheque todos os dados e ainda não consiga emitir o documento, entre em contato com a Secretaria de Fazenda para verificar o ocorrido o mais rápido possível. 

Afinal, o problema poderá influenciar em todo o lote de notas fiscais, trazendo ainda mais questões e documentos a serem emitidos novamente. 

Ainda tem dúvidas sobre o arquivo XML de suas notas fiscais. Neste artigo do nosso Blog, você encontra todas as respostas: 

XML da NF-e: tire aqui suas dúvidas sobre esse arquivo!

O que fazer em caso de nota fiscal denegada?

Em casos de notas fiscais denegadas, os procedimentos são diferentes já que indicam irregularidades com a inscrição estadual do emissor ou do destinatário. 

Nesse caso, é preciso entrar em contato com a Secretaria de Fazenda o mais rápido possível para compreender o que aconteceu. Apesar de muito temida, essa ocorrência não é tão rara assim. 

Afinal, legislações tributárias mudam frequentemente e, muitas vezes, pode ser difícil manter-se atualizado. Caso você identifique um erro de nota denegada, não se desespere e foque na resolução!

Veja abaixo os códigos que indicam uma situação de nota denegada:

  • Código 301: Inscrição Estadual do emitente em situação irregular perante o Fisco.
  • Código 302: Inscrição Estadual do destinatário em situação irregular perante o Fisco.
  • Código 303: Destinatário não autorizado a atuar na Unidade Federativa (UF).

Notas fiscais denegadas são um assunto que ainda te trazem dúvida? Neste artigo a gente te explica tudo: 

O que é nota fiscal denegada e como resolver?

Como evitar a rejeição do XML na Nota Fiscal

Seja rejeitada ou denegada, problemas na emissão de notas fiscais são uma grande dor de cabeça, especialmente considerando o quão rápido a situação pode virar uma bola de neve. 

Para reduzir as chances de passar pela rejeição do XML na nota fiscal, uma boa alternativa é automatizar o seu processo de emissão de notas fiscais. Afinal de contas, todos os dados inseridos no sistema são checados automaticamente, antes do preenchimento de cada documento, minimizando muito a ocorrência de erros. 

O sistema também pode te ajudar a reduzir a possibilidade de notas denegadas, informando sobre mudanças, atualizações e possíveis irregularidades com os seus dados. 

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Categorias: Nota Fiscal

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