Um dos principais segredos para se ter uma empresa de sucesso é garantir o acompanhamento próximo e organizado das informações financeiras, interpretando indicadores e propondo soluções para eventuais problemas. Nesse sentido, o fluxo de caixa será sempre seu principal aliado, já que ele registra – ou deveria registrar – todas as todas as movimentações financeiras da empresa. Quando bem executado, o fluxo de caixa pode fornecer informações rápidas e objetivas sobre a saúde financeira do seu negócio. Mas e quando o processo não é realizado da maneira correta? Pensando nesses casos, listamos neste artigo os principais erros no fluxo de caixa e como evitá-los.Acompanhe!
Conhece o famoso “amanhã eu faço isso?”. Para garantir um fluxo de caixa fiel à realidade da sua empresa, esse hábito precisa desaparecer. Afinal, sempre há muito o que fazer durante o dia, e o risco de acabar se esquecendo de um lançamento pode impactar suas contas no final do mês: tanto para mais, quanto para menos. Se você acha que o problema não é tão sério assim, porque só deixa para depois os pequenos lançamentos, cuidado! Todo o centavo faz diferença ao fazer a gestão financeira e contábil de um negócio.
Criar novos hábitos leva tempo. Por isso, no início da sua jornada para garantir um controle de caixa mais eficiente, faça lembretes e reserve um horário no final do dia apenas para conferir e garantir que todos os lançamentos foram feitos. Se um colaborador for o responsável pela demanda, permita que ele tire alguns minutos para realizar a tarefa antes do final do expediente. É uma prática importante que fará toda a diferença a longo prazo.
Se você leu o item anterior e logo pensou: “nossa, mas isso vai demorar muito tempo”, pode ser que seu negócio ainda seja essencialmente baseado em tarefas manuais. Isso, na prática, quer dizer que você e seus colaboradores ainda investem muito tempo na realização de tarefas burocráticas e repetitivas, que poderiam ser otimizadas com o uso da tecnologia. Além de demorar mais, realizar o controle do fluxo de caixa dessa maneira também aumenta as chances de erros. Afinal, somos seres humanos, e o cansaço pode trazer desatenção.
A tecnologia está aqui para ajudar e otimizar resultados. Por isso, considere os benefícios que soluções tecnológicas podem trazer para o seu negócio. Com um software de gestão financeira, por exemplo, cada lançamento é feito de maneira mais rápida e pode ser integrado com um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. Isso não é possível com um emissor de NF-e gratuito, que não é nada seguro para garantir uma boa emissão e armazenamento dos seus documentos fiscais.
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Não basta apenas registrar uma entrada ou saída: para garantir um bom fluxo de caixa é importante que cada lançamento seja categorizado, podendo ser rapidamente rastreado. Por exemplo: vamos supor que sua conta de internet tem vindo muito cara, mas o desempenho não está à altura. Todo mês você lança a despesa, mas por falta de categorização e em meio a tantos outros números, fica difícil identificar que é a internet cara que está causando um desequilíbrio e que por isso deve ser trocada. Não confie só na sua memória: por melhor que ela seja, a correria do dia a dia pode (e muito provavelmente) fará com que você esqueça dos detalhes.
Crie o hábito de indicar a natureza de cada uma das entradas e saídas. Esse processo pode se tornar ainda mais simples com a automatização das rotinas, já que softwares hoje possibilitam a utilização rápida de marcadores e categorização automática.
Contar com um pagamento ou vender um produto parcelado são realidades que raramente podem ser evitadas no contexto empresarial. Afinal, flexibilização nas vendas melhora as relações e pode, no longo prazo, resultar em ainda mais lucros. Isto é, desde que esse processo seja organizado. Ao registrar entradas que ainda não aconteceram no seu fluxo de caixa, você corre o risco sério de desbalancear as suas contas. Basta pensar o seguinte: o único dinheiro certo e válido para a formulação de um fluxo de caixa é aquele que já está na conta da empresa.
Faça lançamentos no fluxo de caixa APENAS depois de receber o pagamento. Para evitar imprevistos, também é importante marcar o prazo para o pagamento de parcelas de produtos pelo menos 10 dias antes da quitação das contas da empresa. Assim, você tem um espaço de tempo para reagir e solucionar o problema (antes do vencimento das contas), caso os pagamentos não aconteçam.
Apesar de ser algo muito falado, esse erro ainda atrapalha a vida de muitos empresários, especialmente os donos de pequenos negócios.Se você é o dono do negócio, não há problema algum em utilizar o dinheiro da empresa para fins pessoais, desde que reponha depois. Certo? Não é bem assim… Por mais que o processo comece organizado, com o passar tempo pode ter certeza de que os problemas começarão a surgir. Apelidada de confusão patrimonial, essa prática pode bagunçar não só o fluxo de caixa como uma série de processos dentro da empresa e até sua própria vida pessoal. Afinal, se as contas estiverem juntas, então todos os gastos e receitas da empresa vão acabar constando no seu imposto de renda pessoa física. Ou seja, mais coisas a declarar. Além disso, sem uma conta de pessoa jurídica, seu negócio não pode usufruir de linhas de crédito específicas e outros benefícios. Por fim, toda essa confusão “inofensiva” pode resultar em declarações tributárias incorretas e muitos problemas com a Receita Federal. Por isso, é sempre melhor evitar.
Separe e organize. Mantenha as contas pessoais em sua conta pessoa física, e o dinheiro da empresa em um conta de pessoa jurídica. Assim, mesmo que você precise retirar eventualmente dinheiro de lá para resolver uma emergência, a operação ficará devidamente registrada no seu fluxo de caixa, sem prejuízos para a gestão financeira da sua empresa. Nota importante: evite retirar dinheiro da sua empresa, a não ser que seja estritamente necessário! Recorrer a essa prática com frequência pode deixar seu negócio vulnerável e sem reservas de dinheiro para emergências.
Se você seguiu todos os passos até aqui, mas não tem a menor ideia de como pode utilizar o fluxo de caixa para melhorar a situação da sua empresa, pode ser que falte conhecimento sobre contabilidade e gestão financeira. Nesse caso, o fluxo de caixa perde grande parte do seu propósito, não sendo capaz de contribuir para o crescimento da sua empresa.
Busque conhecer o básico sobre contabilidade e gestão financeira, mesmo que você decida contratar um contador para ajudar nas contas. Esses conhecimentos vão ajudá-lo não só a enxergar os indicadores do fluxo de caixa com mais clareza como também possibilitar uma comunicação mais efetiva com o seu contador. Por exemplo, você sabe o que é liquidez corrente? Esse indicativo representa o valor que a empresa tem para receber em curto prazo, comparado a quanto precisa pagar. Importante, não é?
O objetivo final de um bom fluxo de caixa é possibilitar o crescimento da sua empresa. Por essa razão, precisa estar o mais claro e fiel possível. Contudo, nada muda se você apenas registrar e não buscar por soluções. Utilize as informações para formular planos de curto, médio e longo prazos para a sua empresa. Lembre-se: a falta de planejamento é fatal para qualquer empresa. Nunca vale a pena apostar apenas na sorte.
Se você tem dificuldades com gestão financeira, busque conversar com o seu contador sobre as possíveis estratégias a serem tomadas. Com a Contabilidade Consultiva ganhando cada vez mais espaço, esse contato será muito bem recebido e você poderá colher os frutos de um bom diálogo com um profissional especializado em Ciências Contábeis. Ele te ajudará a perceber quais técnicas estão funcionando, quais não estão e o que fazer a partir dali.
Durante o artigo você conheceu os principais erros no fluxo de caixa e como evitá-los. Além disso, pôde também perceber o quão importante a automatização de processos pode ser para o seu negócio. Com o emissor da DIGISAN você garante a gestão mais simples, fácil e segura das suas notas fiscais e certificados digitais. Chega de sofrer com os sistemas instáveis de emissores gratuitos! A DIGISAN é referência em referência em soluções tecnológicas, oferecendo diversos serviços, como certificação digital, emissor de notas fiscais, parcerias com contadores, entre outros. Nossos planos possuem diversos valores – todos muito acessíveis – pensados para caber confortavelmente no fluxo de caixa positivo de qualquer empreendedor! Quer saber como emitir NF-e e NFC-e de forma ilimitada e barata? Clique no botão abaixo e peça seu teste grátis de 7 dias!
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