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Dentre as fraudes fiscais que podem prejudicar a sua empresa, as notas frias são uma das mais temidas, justamente pela facilidade com que podem passar despercebidas por muito tempo, até começarem a causarem problemas. 

Pesadas multas, autuação pela Receita Federal, fechamento da empresa e prisão são alguns exemplos do que pode acontecer caso não se tome cuidado com as notas frias. 

Por sorte, existem medidas para se proteger contra esse risco.

Acompanhe o artigo para saber mais! 

O que são notas frias?

As notas fiscais são importantes documentos que registram a ocorrência de transações comerciais, sejam elas referentes a serviços ou à venda de produtos.Todas as empresas devem emitir notas fiscais para estarem legalizadas frente à Secretaria de Fazenda e à Receita Federal. 

Tendo isso em mente, notas frias são NF-e falsas, emitidas por terceiros com o objetivo de possibilitar operações ilícitas e esquemas de fraude. 

O problema é tão sério que contabilizou apenas em 2021, um prejuízo de 400 milhões de reais aos cofres públicos do Estado de São Paulo. De acordo com as notícias sobre o caso, o esquema utilizou cerca de 20 mil notas frias

💡Por que as notas frias são tão perigosas?

Porque o empreendedor não tem controle sobre elas: é uma decisão inteiramente da pessoa mal intencionada de utilizar os dados para levar em frente esquemas fraudulentos. 

O CNPJ e a Inscrição Estadual de todas as empresas são informações facilmente acessadas. Assim, qualquer estabelecimento pode ser vítima. 

Quais são as penalidades previstas para quem emite notas frias? 

O ato de emitir notas frias é crime e está previsto no artigo 172 do Código Penal. Assim, a penalidade para indivíduos que realizem a atividade é de 2 a 4 anos de prisão, além de multa. 

E o que acontece com as empresas que são vítimas do esquema de notas frias? Elas também podem ser penalizadas? 

A resposta para essa pergunta é “sim”, e é aí que reside o grande problema da questão: se uma empresa não reportar a nota fria para a Receita Federal, ela poderá ser vista como cúmplice. 

Com isso, fica sujeita a sofrer uma série de ações legais, como: 

    • Cancelamento da Inscrição Estadual pela SEFAZ, impossibilitando a emissão de todo tipo de nota fiscal. 
    • Atuação pela Receita Federal, resultando em pesadas multas com base no montante subtraído pela fraude. 
  • Declaração de nulidade do estabelecimento, ou seja, a empresa perde o direito legal e as permissões para funcionar e precisa fechar as portas. 

Como identificar uma nota fiscal fria?

Para identificar uma nota fria é preciso realizar consultas diárias ao site da Secretaria da Fazenda e possuir uma boa gestão de NF-e na sua empresa. 

Esse processo pode ser feito manualmente, a partir do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, a partir do botão “Consultar NF-e”, listado logo na página principal como Serviços mais acessados. 

A partir daí, com a chave de acesso dos documentos emitidos em um dia, deve-se verificar cada uma das notas, atentando-se para o número dos documentos. Essa informação costuma contar na parte direita e superior do DANFE, acompanhado da série. 

A razão para isso é bem simples: esses números não são aleatórios, e sim sequenciais, registrando cada uma das notas emitidas para o seu CNPJ.

Assim, a sua primeira nota fiscal terá o número 000.001 e série 1, por exemplo. Apenas depois de emitir 999.999 notas, seus documentos passarão a ser classificados como série 2. 

Neste artigo do nosso Blog, a gente te mostra o passo a passo de como manter uma boa gestão de NF-e?

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💡Mas como vou checar notas frias pela chave de acesso se nem sei que elas existem? 

A resposta é: pela checagem dos números. Assim, se você checar diariamente todas suas notas e perceber que a relação crescente de números estiver pulando dígitos, é uma indicação de que algo está errado. 

O processo sempre irá continuar a partir da última nota emitida. Logo, se você não a tem, alguém tem. É esse o raciocínio. 

Caso descubra uma nota fria, o que devo fazer? 

Se você localizar uma nota fria durante suas checagens, a primeira coisa que precisa fazer é relatar o ocorrido à Receita Federal. 

Esse processo também pode ser realizado pelo Portal de Nota Fiscal Eletrônica, por meio da Manifestação do Destinatário. 

Por meio dele você indicará que não reconhece a nota fiscal emitida e que, portanto, trata-se de uma nota fria. Com a ciência da Receita Federal, o documento poderá ser devidamente cancelado, e a sua empresa não sofrerá nenhum tipo de sanção. 

As notas frias não são as únicas fraudes que podem prejudicar a sua empresa. Veja neste artigo como proteger a empresa contra fraudes fiscais?

Como evitar notas frias?

Infelizmente não dá para evitar que outra pessoa emita notas com seu CNPJ. Por isso, para se manter seguro contra os riscos de notas frias é necessário realizar a checagem diária de notas fiscais no sistema da Secretaria da Fazenda. 

Contudo, se você já pensou: quanto trabalho! Saiba que não está sozinho. Afinal, os estabelecimentos emitem dezenas e até centenas de notas fiscais por dia. 

Reservar um tempo para realizar essa tarefa diariamente pode ser até mesmo impossível, abrindo oportunidades para deixar sua empresa vulnerável ao golpe de notas frias. 

Para descomplicar esse trabalho tão necessário, conte com um sistema de emissão e gestão de notas fiscais especializado como o da DIGISAN. Por meio dele, a checagem de documentos é automatizada, garantindo mais praticidade e rapidez nas suas rotinas diárias. 

Quer saber por que o emissor DIGISAN é a melhor opção para seu negócio? Neste conteúdo do nosso Blog, a gente te dá 10 boas razões:

10 vantagens da DIGISAN para emissão de NF-e 

Evite as notas fiscais frias e aumente a produtividade do seu negócio com a DIGISAN! 

Além de ajudar você a checar a existência de notas frias com mais facilidade, a DIGISAN também possibilita que sua gestão de NF-e seja mais organizada e segura, com o armazenamento de todos os documentos em nuvem criptografada. 

Além disso, você também poderá contar com nossa equipe de suporte técnico e a possibilidade de emitir documentos fiscais mais rapidamente, sem ficar refém da instabilidade de conexão de softwares gratuitos.

A DIGISAN é referência em soluções tecnológicas, oferecendo diversos serviços, como certificação digital, emissor de notas fiscais, parcerias com contadores, entre outros.

Caso a sua contabilidade seja uma Parceira DIGISAN, ela poderá utilizar nosso emissor gratuitamente, para emitir suas próprias notas fiscais de forma ilimitada.

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Categorias: Nota Fiscal

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