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Garantir um bom atendimento, minimizar os erros, otimizar o lucro e aumentar a carteira de clientes são objetivos do seu escritório de contabilidade? Se sim, investir em modernizar seu escritório contábil será um importante passo para aumentar a produtividade e alcançar seus objetivos mais rapidamente. 

Vivemos na era da automação. Isso quer dizer que hoje podemos contar com uma série de softwares e recursos tecnológicos para nos auxiliar e agilizar tarefas cotidianas, que antes exigiam muito esforço e tempo. 

Mas como utilizar essa modernidade a favor do seu escritório de contabilidade? Acompanhe o artigo e descubra.

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Confira abaixo 7 dicas para modernizar seu escritório de contabilidade sem ter que investir muito dinheiro. 

1. Armazenamento na nuvem 

Pastas e armários cheios de papel são coisas do passado. Atualmente, com investimentos modestos, como por exemplo o Google G Suite, é possível contar com espaço quase ilimitado de armazenamento em nuvem.

Os benefícios de se ter um armazenamento na nuvem estão no acesso direto a todos os documentos e maior facilidade para enviar, receber e armazenar documentações. Você também não precisa se preocupar com a segurança das informações, já que a maior parte desses serviços é criptografada. 

As chances que algum arquivo se perca ou seja danificado também são muito pequenas, já que ele pode ser copiado diversas vezes em backups, garantindo a segurança e manutenção de toda a documentação do seu escritório. 

Além disso, investir em armazenamento digital significa diminuir o consumo de papel, tornando o seu negócio mais sustentável, além de reduzir gastos. 

2. Utilizar ferramentas de gestão para organizar o seu time 

As planilhas do Excel podem até quebrar um galho quando o assunto é definir prazos e tarefas, mas atualmente estão muito aquém do potencial de gestão de outras plataformas de organização de equipe mais modernas. 

Alguns exemplos, como Trello, Asana e Monday, possibilitam a criação de quadros interativos, que permitem a separação de grupos por tarefas, projetos e setores. Com esses softwares se torna muito mais fácil identificar prazos e os responsáveis por cada segmento do trabalho. 

Além disso, ainda contam com percentuais de produtividade semanais, baseados na quantidade de tarefas terminadas. Assim você pode ter uma visão completa de como anda a organização e onde ela precisa melhorar. 

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3. Adotar canais de comunicação alternativos 

O cliente atual é mais exigente e ocupado, requisitando um atendimento cada vez mais rápido e eficiente. Ampliar seus canais de atendimento, como atendimento por Whatsapp, redes sociais, e-mail e outras mídias, pode ajudar a aumentar seu alcance e atender mais clientes de uma vez. 

Além disso, também existem inteligências artificiais que podem ser implantadas no site da sua empresa. Os chamados bots de comunicação são ferramentas de simples programação e podem atender seus clientes, respondendo dúvidas mais básicas, além de realizar cadastros e captar leads (pessoas interessadas, que podem vir a se tornar clientes) a qualquer hora do dia. 

4. Digitalizar os processos de escrituração contábil 

A escrituração contábil compreende o registro de todos os fatos contábeis que acontecem em uma organização. É um dos compilados de números mais importantes dentro da sua empresa e, por isso, não admite erros.

Quando feita de maneira manual, a escrituração contábil pode tomar muito mais tempo do que o necessário dos seus colaboradores. 

A adoção do sistema de escrituração contábil digital elimina essas dificuldades, tornando os registros mais claros e acessíveis, com a possibilidade de fazer o download rápido de recibos e comprovantes a qualquer momento. 

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5. Automatizar o sistema de cobrança

Nunca é uma tarefa agradável lidar com clientes inadimplentes. Por sorte, a modernidade trouxe uma solução para esse lado difícil da contabilidade também.

Com a adoção de um software especializado em cobranças, todo o processo de aviso, envio de boletos e controle de pagamentos é feito automaticamente. 

Além disso, o cliente inadimplente é capaz de visualizar a cobrança com clareza, realizando os pagamentos com maior facilidade. 

6. Fazer o gerenciamento de documentos fiscais online 

A documentação é de suma importância para a contabilidade. A partir dela são calculados os tributos que servirão de base para fechamentos contábeis e balanços. Por essa razão, um sistema de gerenciamento de documentos fiscais online pode ajudar muito na gestão do seu negócio. 

Além de serem acessados com mais facilidade, os documentos ficam mais seguros e correm muito menos risco de serem perdidos. 

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7. Investir em um software contábil 

O trabalho do contador envolve uma série de etapas complexas, recheadas de uma grande quantidade de números. Esses números são muito importantes, e a tolerância para erros é muito baixa, já que qualquer inconsistência em declarações e pagamento de tributos pode acarretar em penalidades tributárias, como multas e juros. 

Errar, porém, é humano. Especialmente quando seu colaborador tem uma carga pesada de demandas diárias.

A adoção de um software contábil, capaz de automatizar uma série de tarefas, como a emissão de notas fiscais, pode não só diminuir essa margem de erro, como liberar seus colaboradores para a realização de outras funções. 

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5 vantagens de ser contador parceiro DIGISAN

A contabilidade do futuro é digital

Como você viu neste texto, modernizar seu escritório contábil é um passo inevitável, no médio e longo prazo. Trata-se de um caminho que todas as empresas, de todos os segmentos precisam tomar, e na contabilidade não é diferente.

A criação de novas tecnologias busca melhorar e otimizar o trabalho dos profissionais e liberar tempo para que eles se dediquem a outras funções mais estratégicas e lucrativas para o negócio.

A DIGISAN é uma empresa que oferece soluções tecnológicas, como sistemas de emissão de notas fiscais e certificados digitais. Com nossos recursos, você otimiza seu tempo, minimiza a margem de erros e pode garantir maior eficiência e rapidez em seus serviços.

Basta preencher automaticamente sua nota fiscal e enviar para ocliente em questão de minutos. 

O software da DIGISAN ainda armazena especificações dos principais impostos e tributos (Cofins, PIS, ICMS) e calcula o valor exato a ser pago, possibilitando o envio automático para colaboradores e clientes. 

Você pode implantar o sistema da DIGISAN de maneira completamente gratuita no seu escritório de contabilidade. Depois, é só chamar os seus clientes para contratar o serviço. 

Se você é contador, acesse nosso site para se registrar como pessoa física ou jurídica e se tornar hoje mesmo um contador parceiro da DIGISAN. 

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