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O mundo está cada vez mais tecnológico e rápido, sendo relevante que as empresas e escritórios de contabilidade se modernizem e se atualizem quanto às tendências no ramo. Uma das principais inovações, trazendo um amplo rol de benefícios aos negócios no ramo, é a integração contábil.

Esse é um importante conceito, que facilita a rotina do contador e aumenta sua competitividade no mercado. Mas você sabe o que, exatamente, é essa integração contábil? Neste artigo, explicamos o seu conceito, funcionamento prático e os principais benefícios adquiridos ao adotá-la. Boa leitura!

O que é e como funciona a integração contábil?

Trata-se de uma ferramenta que conecta o sistema do contador com o software de gestão (ERP) do cliente. Ela faz a importação dos lançamentos do ERP da empresa para o sistema de gestão do escritório contábil, principalmente das notas fiscais emitidas.

O objetivo dessa tecnologia é eliminar atividades manuais como o recebimento, conferência, digitação e organização dos documentos, pelo fato de a captação das informações ser feita de forma automática.

Ressalta-se que essa integração pode ser realizada com os sistemas de vários clientes simultaneamente e permite a união de diferentes dados em uma única plataforma, incluindo os provenientes:

  • do controle financeiro;
  • das entradas no setor de compras;
  • das movimentações das vendas;
  • da análise e controle de estoque etc.

Tudo isso torna operações como emissão de Notas Fiscais mais ágeis, fáceis, seguras e econômicas, pois o escritório contábil conseguirá automaticamente todas as informações necessárias para executá-las.

Qual é a importância de se investir na integração contábil?

Apesar de a transferência manual de dados ainda ser algo comum para muitos escritórios, esse é um método defasado, que os deixará obsoletos no mercado.

A integração contábil é uma tendência que deve ser implementada o quanto antes por aqueles que desejam manter sua competitividade. Vários problemas, atrasos e perdas serão eliminados da rotina contábil com essa integração. Alguns exemplos são:

  • ocorrência de atrasos no envio de documentações;
  • despesas com deslocamento até o cliente, como combustível e motoboy;
  • constante retrabalho causado por erros humanos;
  • falta de organização no envio de documentos mensais;
  • demora para analisar os dados, por depender do envio de relatório dos clientes;
  • excesso de tempo despendido com correspondências;
  • desvantagem de preços e na agilidade da prestação do serviço perante outros concorrentes que adotam a tecnologia.

Conforme os demais concorrentes se modernizam, eles conseguem oferecer serviços mais ágeis, fáceis e com menores custos; por isso, você deve sempre melhorar seus processos, mantendo-se à frente da concorrência.

Além disso, como várias operações serão executadas automaticamente, o sistema implementado deve estar sempre atualizado quanto às mudanças na legislação sobre a emissão de documentos fiscais.

Quais são os benefícios da integração contábil?

De forma geral, a integração contábil otimiza os processos dos escritórios contábeis. Esse é um benefício amplo que se desdobra em vários outros. Confira-os abaixo.

Economia de tempo

Tempo é um dos recursos mais escassos em qualquer tipo de negócio, e o contador gestor deve saber como gerenciá-lo eficientemente para aproveitar ao máximo a jornada de trabalho no escritório.

Com certeza, a primeira e mais evidente vantagem da integração contábil é a economia de tempo obtida, já que não será preciso mais realizar atividades manuais e burocráticas como digitação, checagem dos dados, organização de informações etc.

Essas operações normalmente consomem várias horas de trabalho dos contadores, mas, com a integração, esse tempo poderá ser convertido em atividades mais estratégicas, como a realização de consultorias, busca de novos clientes, atendimentos, negociações, administração do negócio etc.

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Por fim, o tempo necessário para entregar resultados aos clientes também é minimizado, o que valoriza o trabalho do contador e cria diferencial competitivo no mercado.

Redução de erros

É apenas uma questão de tempo até que uma pessoa incorra em falhas, o que pode acontecer por cansaço após um longo dia de trabalho, interpretação errônea de uma nova lei ou até mesmo simples erros de digitação. Porém, essas ocorrências ainda são prejudiciais ao negócio e causam insatisfação do cliente.

A integração contábil evita esse problema ao eliminar a transferência manual de dados. Os computadores são capazes de trabalhar um grande volume de informações precisamente sem cometer erros. Assim, a tecnologia minimiza a necessidade de checagem de dados e retrabalho, bem como evita problemas com o fisco e insatisfação do cliente.

Padronização e organização

Quando várias atividades são feitas manualmente, cada colaborador adota a metodologia que entende ser mais eficiente, mas esse é um problema que gera erros e desperdício de tempo.

Por exemplo, se o armazenamento dos documentos fiscais e lançamentos contábeis é realizado de forma desigual — em formatos variados e com expressões diferentes —, fica mais difícil acessar o histórico e encontrar as informações de que você precisará posteriormente.

Essa contrariedade também é eliminada com a integração de dados, visto que o programa realiza suas atividades de forma padronizada, elevando a qualidade de serviço do seu escritório.

Aumento da produtividade

A produtividade é um reflexo da obtenção das vantagens explicadas anteriormente, dado que os contadores conseguirão finalizar suas atividades com mais agilidade, encontrar as informações necessárias em menos tempo e incorrer em menos erros.

Como se não bastasse, a diminuição de atividades burocráticas reduz o nível de estresse no trabalho e permite que seu pessoal mantenha a alta qualidade do trabalho durante todo o expediente, o que agrega valor a cada hora laborada.

Escalabilidade

A escalabilidade consiste na capacidade de expandir as atividades do negócio sem aumentar muito seus custos. Conforme o escritório cresce e a carteira de clientes se amplia, aumenta a quantidade de informações a serem coletadas, o que, normalmente, implica na necessidade de contratação de mais pessoal.

Entretanto, o software que realiza a integração contábil continuará importando os dados de forma automática, independentemente da quantidade de clientes do negócio, permitindo sua expansão sem a necessidade de fazer investimentos na mesma proporção.

Satisfação do cliente

A integração permitirá que você ofereça serviços de maior qualidade e entregue resultados mais rapidamente por valores menores. Além disso, o cliente também aproveita da economia de tempo, pois não precisará transmitir as informações manualmente.

Todos esses fatores maximizam a satisfação do cliente, aumentam a taxa de fidelização e melhoram a imagem do seu negócio de forma generalizada.

É inegável que a integração contábil cria poderosos diferenciais competitivos ao seu negócio, permitindo que ele aumente seus lucros e impulsione o seu desenvolvimento no mercado. É importante ter em mente que, para aproveitar de todos os benefícios, o serviço contratado também deve ser ágil e em nuvem e apresentar um suporte humanizado.

Quer saber como melhorar ainda mais gestão contábil da sua empresa? Confira agora nosso artigo que traz as 5 melhores dicas de como otimizá-la!

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Renan Mesquita

Resolvedor de qualquer problema da DIGISAN. Entusiasta de Marketing Digital, Experiência do Usuário e por transformar positivamente a vida do micro, pequeno e médio empresário.

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