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Tornar as rotinas de seu escritório mais rápidas, produtivas e com menos riscos de erro é possível se você tiver a tecnologia como sua parceira. Hoje existem no mercado várias ferramentas para contabilidade que podem facilitar seu trabalho e ajudar a entregar resultados ainda melhores para seus clientes.

Desde a gestão da equipe até a automatização de processos, são várias opções para otimizar o dia a dia e aumentar a produtividade do seu escritório. E você ainda pode ter sistemas integrados e com uso compartilhado, permitindo acesso mais fácil e simples a documentos e informações onde e quando você ou algum colaborador precisar.

Neste artigo você vai descobrir 9 ferramentas indispensáveis para escritórios de contabilidade e como esses recursos podem contribuir com a qualidade de seu trabalho e oferecer resultados mais eficientes para você e seus clientes.

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Ferramentas indispensáveis para escritórios de contabilidade

Contar com sistemas de gestão contábil auxilia desde suas rotinas, como lançamentos e relatórios, até o armazenamento seguro de dados e documentos do seu cliente. Conheça, a seguir, alguns recursos com os quais você pode agilizar as tarefas de seu escritório:

1. Gestão de NF-e

Trabalhar com notas fiscais ilegíveis ou preenchidas com erros exige paciência e demanda ainda mais tempo e retrabalho da sua equipe.

Para evitar esse tipo de problema, conte com um sistema de emissão de notas que faça o preenchimento automático de NF-e e NFC-e e ainda o documento para o seu escritório assim que for gerado pelo cliente.

Atualmente, escritórios de contabilidade podem ser parceiros de fornecedores desse tipo de sistema com custo zero, bastando que o cliente contrate o serviço.

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2. Escrituração contábil

Registrar todas as contas e operações de seus clientes manualmente significa perda de tempo e risco de erros. Para evitar isso, não pode faltar na sua lista de ferramentas indispensáveis para escritórios contábeis um sistema de escrituração contábil que realize todo o trabalho para você.

Além de facilitar sua rotina e reduzir as possibilidades de falhas, você terá a opção de fazer o download de recibos e comprovantes de pagamento e arquivá-los no mesmo lugar, simplificando o acesso sempre que precisar deles.

3. Gestão de documentos

Ter toda a documentação de seus clientes organizada e com acesso simplificado é fundamental para um fluxo de trabalho eficiente. Para isso, você não pode abrir mão de contar com um sistema de gerenciamento de documentos fiscais online.

Essa ferramenta permite que você faça o download automático de arquivos XML e do SAT Fiscal, por exemplo, sempre que fizer uma consulta ao site da Secretaria da Fazenda.

Assim, você trabalha com mais segurança e mais agilidade em tarefas como o fechamento mensal.

4. Organização de tarefas

Já pensou poder acompanhar todas as atividades que estão sendo realizadas por sua equipe, sabendo exatamente quais estão em dia e quais estão atrasadas, quem são os responsáveis por cada uma delas e onde estão os gargalos para finalizá-las?

Tudo isso é possível com um gerenciador de tarefas on-line.

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Por meio dessa ferramenta, você cadastra todas as tarefas que precisam ser executadas, define quem deve realizar cada uma e qual o prazo para entrega. Depois, é só acompanhar etapa por etapa e concentrar sua atenção nas demandas que exigem prioridade.

5. Armazenamento na nuvem

Armários lotados de papéis em escritórios de contabilidade ficaram no passado. Hoje em dia, você pode ter tudo o que precisa arquivado em um “armário virtual” com um aplicativo de armazenamento na nuvem.

Essa tecnologia permite que você salve dados na Internet por meio de um servidor online e tenha acesso a eles de forma muito mais rápida do que fazer uma busca física. Além disso, você poderá consultá-los mesmo longe do escritório, pois não estarão arquivados em nenhum computador e poderá encaminhá-los a seus clientes por e-mail, sem a necessidade de um transporte físico.

O armazenamento em nuvem também é mais seguro porque tem proteção contra invasões de hackers ou falhas de sistema e, mesmo que você delete um arquivo acidentalmente, poderá recuperar uma cópia de segurança.

6. Sistema de cobrança

Aquela tarefa incômoda e desgastante de cobrar clientes inadimplentes pode ser tirada de sua equipe e repassada a um sistema automatizado de cobrança. Um software criado especificamente para essa função é capaz de emitir boletos, controlar os pagamentos e enviar avisos automaticamente para os inadimplentes.

Com isso, você não precisa perder tempo verificando quais clientes estão regulares e quais têm contas atrasadas com seu escritório e muito menos passar horas tentando receber os pagamentos atrasados.

7. Comunicação interna e externa

Mesmo não sendo uma ferramenta exclusiva para contabilidade, um software de comunicação pode facilitar o entendimento dentro de sua equipe e o diálogo com seus clientes.

Por meio desses recursos, é possível criar canais para tratar de assuntos internos, encaminhar documentos com mais agilidade e ampliar a comunicação entre a contabilidade e o cliente.

8. Cálculo tributário

Calcular impostos manualmente não é só um trabalho demorado, mas também é arriscado, pois fica muito propício a erros.

Hoje em dia, você pode contar com softwares tributários que fazem todo o trabalho automaticamente e ainda facilitam a correção de erros, bastando alguns ajustes de números no sistema.

9. Calendário virtual

Perdeu o prazo para enviar um documento? Esqueceu uma reunião importante com o cliente? Para que isso não aconteça mais, que tal apostar em uma agenda virtual?

Esse tipo de serviço envia avisos automáticos sobre prazos e compromissos através de notificações que você pode receber em seu computador ou celular. Dessa forma, fica muito mais fácil controlar sua rotina, especialmente em dias de maior movimentação no escritório.

Controle e produtividade para o seu escritório

Neste artigo, você conheceu algumas ferramentas indispensáveis para escritórios de contabilidade que podem auxiliar no gerenciamento de tarefas e na execução de atividades que seu escritório realiza todos os dias.

Com elas, além de tornar os processos mais rápidos e simples, é possível agregar valor ao seu trabalho, com entregas mais eficientes aos seus clientes.

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