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O fechamento contábil é um dos processos mais importantes dentro de uma empresa; por meio dele, a sua contabilidade receberá todos os documentos, dados e informações necessários para que possa emitir os relatórios gerenciais e cumprir com as obrigações que lhe são impostas pela Secretaria de Fazenda e Receita Federal.

Quando esse procedimento não é feito de forma correta, você pode deixar o seu negócio sujeito a erros passíveis de ser encontrados por fiscais, podendo até mesmo ser multado.

Pensando na importância do fechamento contábil, vamos apresentar para você uma metodologia para realizá-lo da forma correta. Acompanhe!

Fechamento contábil: o que é e qual a importância

O fechamento contábil é um procedimento realizado nos primeiros dias de um mês. Ele consiste no envio de documentos, dados e informações para a contabilidade da sua empresa referentes ao mês anterior. Por exemplo: em abril, você deve enviar os elementos mencionados referentes a março.

O objetivo principal desse procedimento é transmitir para o seu contador todos os elementos que movimentaram a sua empresa; dessa forma, ele poderá inserir esses dados em seu sistema contábil e cumprir com todas as obrigações destinadas à sua empresa.

Entretanto, o principal trabalho que a sua contabilidade realizará com os elementos do seu negócio será o fornecimento de informações e relatórios precisos, para que você dono de negócio possa tomar decisões mais assertivas em relação ao financeiro da sua empresa.

Nesse sentido, o fechamento contábil torna-se um importante procedimento dentro dos negócios; afinal, é por meio dele que toda a contabilidade da empresa será elaborada.

Elaboração do fechamento contábil de sua empresa

Como você pode perceber, por meio do fechamento contábil, todo o trabalho da contabilidade da sua empresa é realizado.

Nesse sentido, caso ocorra alguma falha nesse processo, os relatórios, tributos e obrigações poderão ser afetados, colocando a empresa em posição de vulnerabilidade tanto para que órgãos tributantes autuem-na, quanto para que os gestores tenham informações incorretas em mãos.

Portanto, é muito importante que esse procedimento seja realizado com o máximo de cautela e atenção possível, seguindo as dicas que mencionaremos nos tópicos seguintes. Continue lendo!

Definir uma rotina

O primeiro passo que você precisa dar para manter o fechamento contábil da sua empresa ocorrendo de forma eficiente é definir uma rotina específica para essa atividade. Ou seja, você precisa elaborar um pequeno passo a passo e destacar os colaboradores que estarão envolvidos no processo.

Assim, evita que seus funcionários fiquem sem saber o que fazer quando chegar o dia de separar os documentos para o fechamento contábil e posterior envio para a empresa de contabilidade que presta serviços para você.

Registrar toda a movimentação fiscal

O segundo passo é separar toda a movimentação fiscal. Com base nesses dados e informações, o seu contador efetuará a apuração dos seus tributos e, em seguida, o envio das informações para os órgãos tributantes.

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É preciso ter muita atenção durante essa etapa, pois a falta de um único documento fiscal pode colocar em risco a apuração tributária da sua empresa, bem como a alimentação de informações sobre clientes e fornecedores.

Apresentar movimentação financeira

O terceiro passo é enviar toda a movimentação financeira. Ou seja, todos os pagamentos, recebimentos, empréstimos e contratos que foram firmados pela empresa durante o mês de referência do fechamento contábil.

Esses dados são importantes para que o contador possa realizar o controle de empréstimos, financiamentos, clientes a receber e fornecedores a pagar, além de outros dados fundamentais para que a gestão da empresa tenha relatórios concisos e precisos.

Elaborar um controle de estoque eficiente

O controle de estoque também é algo que interfere diretamente na contabilidade da sua empresa. Sendo assim, é importante que ele seja alimentado diariamente, e, no dia de enviar as informações ao contador, os dados referentes a ele também devem estar presentes.

Para algumas empresas, o envio do estoque faz parte de uma obrigação acessória. Portanto, é muito importante fazer esse procedimento mensalmente, para evitar problemas com os órgãos tributantes.

Utilizar ferramentas adequadas

Além dos trabalhos manuais, você também precisará utilizar algumas ferramentas essenciais. Algumas empresas têm uma movimentação considerável, e separar todos os documentos e dados de forma manual pode ser um trabalho exaustivo e interminável.

Por isso, é interessante investir em algumas ferramentas no mercado que possibilitem agilizar o processo. Um exemplo disso são os softwares capazes de enviar toda a movimentação fiscal de uma empresa automaticamente para a contabilidade.

Ou seja, com apenas alguns cliques, você conseguirá enviar para a sua contabilidade, de forma eletrônica, todos os documentos fiscais emitidos ou recebidos por sua empresa em determinado mês.

Esse é apenas um exemplo do quanto a tecnologia pode agilizar o processo de fechamento contábil em uma empresa. Como o mundo caminha para integração de dados, a cada ano, esse processo vai ficando cada vez mais automatizado, demandando menos horas de trabalho e uma menor participação dos seus colaboradores.

Por fim, é importante que você tenha em mente que o fechamento contábil é um procedimento que reflete a organização e o gerenciamento dos dados e informações da sua empresa. Portanto, se o seu estabelecimento não tem um bom controle desses elementos, é bem provável que não consiga enviar as informações da forma ideal.

Por esse motivo, você precisa, antes de qualquer coisa, “arrumar a casa” e colocar ordem nos seus papéis e nos procedimentos que os envolvem. Somente assim, será possível ter uma boa organização e realizar essa tarefa de forma eficiente.

Se você seguir todas as dicas que mencionamos neste breve artigo, o fechamento contábil não será um problema em seu estabelecimento, e você e sua equipe terão tranquilidade em executar essa tarefa, fazendo-a de forma a contribuir para gerar os resultados que a contabilidade pode fornecer.

Gostou do artigo de hoje? Que tal continuar aprendendo sobre assuntos importantes para o sucesso da sua empresa? Então, confira outro post que preparamos para você. Nele, mostramos o que é NCM e qual a sua relação com as Notas Fiscais.

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Renan Mesquita

Resolvedor de qualquer problema da DIGISAN. Entusiasta de Marketing Digital, Experiência do Usuário e por transformar positivamente a vida do micro, pequeno e médio empresário.

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