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Você conhece os principais erros que impedem seu escritório de contabilidade de crescer? 

Manter um negócio de contabilidade não é uma tarefa fácil e sabemos disso. Afinal de contas, o trabalho de contador em si já é uma função que traz consigo uma noção muito grande de responsabilidade. 

Além disso, existem outras variantes comuns ao meio empresarial, como concorrentes, mercado saturado, serviço acumulado, erros em documentos e até uma “clientela congelada” que nem diminui e nem aumenta. 

Se você já experimentou algum desses problemas, pode ser que esteja cometendo um desses erros sem perceber.

Confira abaixo quais são esses erros comuns em escritórios contábeis e veja como resolvê-los. 

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Erros que impedem seu escritório de contabilidade de crescer

1) Não enxergar o seu cliente 

Você conhece o termo Persona? Esse termo vem do marketing digital e é uma forma mais específica de trabalhar seu público-alvo. 

Por exemplo: se o seu público são médicos, de 40-60 anos, com consultório próprio, sua Persona seria: Carlos Antônio, 45 anos, cardiologista, com dois filhos, clínica própria e preocupações com os rendimentos da empresa.

Deu pra ver o quanto a Persona é mais específica? Existe uma razão para isso. Afinal de contas, só podemos vender algo para alguém se soubermos como nosso produto pode resolver um problema do nosso cliente; e só vamos realmente entender qual é esse problema se nós o conhecermos. 

O estudo de persona vai direcionar todos os setores da sua empresa que estão em contato com o cliente, desde a captação até o que vem depois da prestação dos serviços, que é quando o cliente avalia o seu trabalho como bom ou ruim. 

2) Descuidar-se dos clientes antigos

Vivemos na época das classificações (ratings) online. São as famosas estrelas e notas que as empresas e marcas recebem dos seus clientes em sites de avaliação ou mesmo no Google.

E o que isso quer dizer, na prática? Quer dizer que a todo momento nossos clientes estão avaliando serviços. E que, a todo momento, outros possíveis clientes estão checando essas avaliações. 

O novo consumidor depende das antigas recomendações mais do que nunca. Afinal, com um mercado saturado e diversas empresas disputando clientes, as pessoas têm avaliado cada vez melhor as empresas. 

Sabendo disso, não se descuide do atendimento de seus atuais clientes. Dedicar tempo e atenção para uma seção de feedbacks e oferecer pequenos prêmios aos seus antigos clientes (como descontos, ebooks, materiais e conteúdos relevantes) pode garantir que esses clientes permaneçam fiéis e recomendem seus serviços para conhecidos. 

As pessoas gostam e confiam em recomendações. E essa sempre foi uma das ferramentas mais eficientes para garantir novos clientes de forma mais simples e barata.

3) Falta de organização 

O trabalho de contador é muito denso, envolve datas e documentações importantes. Responsabilidades tributárias são um assunto sério, que geralmente custa caro quando é feito sem uma boa organização. 

Por isso é tão importante definir datas, tanto com sua equipe, quanto com seu cliente. Estabeleça prazos, use lembretes, planilhas e plataformas de gestão: tudo que esteja ao seu alcance para garantir que todos saibam o que precisa ser feito, até quando e o que é necessário para a tarefa. 

Assim, vai ser muito raro que alguma demanda se atrase e prejudique você ou seu cliente. Plataformas de gestão online de equipes como o Trello, Asana e Monday garantem uma maior interatividade na hora de organizar as tarefas dos seus colaboradores. 

Isso também garante maior satisfação ao seu cliente, que receberá os relatórios contábeis com mais tempo para analisar e empreender as mudanças necessárias em seus negócios e manter estratégias, de acordo com os dados. 

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4) Falha na emissão de notas

As notas fiscais estão entre os documentos mais importantes na rotina de um contador. Elas são a base de uma série de relatórios contábeis, e a simples ausência de uma delas já pode ser suficiente para causar uma grande diferença nos cálculos tributários. 

Por essa razão, todo cuidado é pouco na hora de preenchê-las e armazená-las. Contudo, sabemos que nenhum ser humano está livre de errar. E além disso, colaboradores sobrecarregados têm mais chances de deixar passar um detalhe ou outro. 

Para reduzir as possibilidades de erros e agilizar processos, surgiram os emissores digitais de notas fiscais eletrônicas. 

Exatamente por isso, uma boa solução para esse problema é promover a automatização desse serviço com o emissor digital de notas da DIGISAN. 

Nele, você emite notas ilimitadas e as envia imediatamente para os seus clientes, sem se preocupar com erros de preenchimento, já que o sistema faz isso por você. Com o armazenamento em nuvem, fica sempre fácil localizar qualquer nota imediatamente. 

O software da DIGISAN ainda armazena especificações dos principais impostos e tributos (Cofins, PIS, ICMS) e calcula o valor exato a ser pago, possibilitando o envio automático para colaboradores e clientes. 

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5) Não atualizar o seu escritório 

Vivemos na era digital e isso alterou muito todas as profissões, especialmente as mais tradicionais. Atualmente, o contador possui uma série de ferramentas que podem auxiliá-lo na realização da parte burocrática de suas tarefas. 

É importante ressaltar que a automatização não está aí para substituir o contador, já que o papel desse profissional vai muito além de apenas realizar cálculos. Um bom contador tem uma mente analítica, capaz de enxergar números e visualizar melhorias e estratégias para otimizar finanças. Um bom contador é capaz de empreender mudanças. 

Por isso, não precisa se preocupar! Usar a tecnologia só vai trazer benefícios para o seu escritório, além de minimizar a taxa de erros. 

Já te demos o exemplo das notas fiscais, mas você sabia softwares que também auxiliam na criação de escriturações? 

Você já deve imaginar o volume de trabalho que apenas esse processo pode gerar, já que as escriturações contábeis são o registro de todas as atividades fiscais da empresa. 

Utilize essas ferramentas a seu favor e veja os resultados positivos nas suas avaliações pela clientela e no aumento de produtividade pelos seus colaboradores. 

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6) Não buscar novas qualificações 

A lei tributária brasileira é extensa e complexa. E, além disso, alterações acontecem com frequência. 

Por essa razão, é importante manter você e seus colaboradores sempre atualizados. Não só nesse segmento, mas também em outros que possam auxiliar no seu negócio. 

Investir em Customer Sucess, por exemplo, pode ser uma boa ideia para garantir relações mais duradouras com seus clientes. Esse termo também pertence ao marketing e nomeia a técnica que consiste em ajudar o cliente a obter os seus objetivos com a ajuda da sua empresa. 

Se você ainda não conhecia esse termo, saiba que essa iniciativa pode fazer toda diferença no grau de satisfação dos seus clientes. 

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7) Não aliar ao contábil ao financeiro

Os relatórios contábeis devem ser ferramentas essenciais para a tomada de quaisquer decisões financeiras. Afinal de contas, eles contêm todo o capital da empresa, com entradas e saídas ativas. 

Todos esses dados são indicadores de desempenho capazes de direcionar empresas para mudanças ou melhorias muito necessárias a fim de garantir a saúde financeira do negócio. 

Além disso, quanto mais integradas estiverem as noções contábeis e financeiras, mais rápidos serão todos os outros processos. Lembre-se, por exemplo, que essa união é ainda mais proveitosa durante a época do fechamento contábil. 

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7) Não agregar valor ao seu trabalho 

É muito comum que os contadores sejam vistos como aqueles que “fazem o trabalho que ninguém quer fazer”. Por essa razão, muitos empresários continuam sem entender muitos dados importantes sobre sua empresa. Dessa maneira, também não entendem de fato como empreender mudanças. 

A falta de resultados se torna frustrante e, assim, é muito comum que esse cliente possa acabar culpando o escritório de contabilidade pela falta de resultados. 

Por conta disso, é importante investir em contabilidade consultiva. Esse tipo de contabilidade vai muito além de apenas cuidar das responsabilidades tributárias do seu cliente. 

Com a contabilidade consultiva, os espaços entre o contador e o cliente diminuem, e o contador terá muito mais condições de analisar o negócio do cliente a fundo e propor estratégias e mudanças. 

Além disso, essa mudança de relação entre a contabilidade e o cliente permite ao contador explicar ao seu cliente todos os conceitos essenciais para que ele compreenda quais serão os melhores passos para a sua empresa. 

O resultado disso, na prática, é maior confiança de sua carteira de clientes, além de mais resultados. Seu serviço se torna único, e a probabilidade de fidelizar clientes e conquistar muito mais é muito maior. 

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Com parcerias certas, seu escritório contábil vai longe

Já contamos para você alguns dos benefícios de automatizar o seu escritório. Mas o que você talvez ainda não saiba é que pode se tornar um contador parceiro DIGISAN, de maneira gratuita. 

Com essa parceira, você consegue acesso gratuito a nossas ferramentas e vantagens para seus clientes que contratarem o serviço conosco.

Por isso, não perca mais tempo! Invista na evolução do seu escritório contábil e venha ser mais produtivo com a DiGISAN. 

Acesse nosso site para se registrar como pessoa física ou jurídica e se tornar hoje mesmo um contador parceiro da DIGISAN. 

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