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Você é um empresário que conhece seu mercado, sabe lidar com fornecedores, seus clientes gostam do que você faz, tudo certo! Mas falou na parte fiscal, bate aquela insegurança? Calma!

Ao contrário do que a gente disse no título, muita gente tem dúvidas sobre coisas mais técnicas do negócio, como é o caso da NF-e. Mas a gente precisava fazer você clicar neste texto, porque será bom pra você e pro seu negócio.

No dia a dia, você já tem muita coisa pra resolver, e a emissão de notas fiscais não precisa ser mais uma. Algo que pode ser simples, se não for feito do jeito certo, acaba se tornando motivo de dor de cabeça pra muita gente, virando alvos de órgãos fiscalizadores. 

Por não entender direito como funcionam as NF-e, muita gente emite com erros ou simplesmente deixa de emitir.

A primeira dica pra resolver isso de uma vez é contar com um bom emissor de notas fiscais que facilite seu dia a dia. A segunda dica é continuar lendo este artigo.

O que você vai aprender:

  • Entenda os tipos de NF-e 
  • Veja as dúvidas mais comuns sobre emissão da NF-e?
    • Quem precisa emitir NF-e?
    • Como devo emitir as notas?
    • Eu preciso de certificado digital para emitir NF-e?
  • Entenda o que é cada coisa
    • O que é arquivo XML?
    • O que é RPS?
    • DANFE e NF-e são a mesma coisa?
  • Veja 3 problemas muito comuns no dia a dia
    • O que fazer se minha nota for rejeitada?
    • Como eu envio minhas notas fiscais ao contador?
    • O que acontece se minha empresa deixar de emitir nota fiscal?
  • Invista em automação e simplicidade

 

Entenda os tipos de NF-e 

Muita gente ainda pensa que nota fiscal eletrônica é tudo a mesma coisa. Mas não é bem assim.

Dependendo do tipo de produto ou serviço que você comercializa, você vai precisar emitir diferentes tipos de NF-e.

Elas podem ser:

  • Nota Fiscal de Produto (NF-e): deve ser emitida por quem vende produtos físicos.
  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): utilizada no caso de prestação de serviço.
  • Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e): para vendas presenciais ou com entrega em domicílio, destinadas ao consumidor final.

Veja as dúvidas mais comuns sobre emissão da NF-e?

Quem precisa emitir NF-e?

De modo geral, todo negócio, independentemente do porte, deve emitir notas fiscais como confirmação de suas transações comerciais.

Apenas o microempreendedor individual (MEI) está legalmente dispensado da emissão, caso negocie com pessoa física. Mesmo assim, se o cliente solicitar a nota, o MEI deverá emiti-la.

Como devo emitir as notas?

Vai depender do tipo de nota. Como são estaduais, as NF-e e NFC-e devem ser geradas a partir do sistema da Secretaria da Fazenda do seu estado.

Já a NFS-e, que é municipal, precisa ser emitida pelo site da prefeitura da cidade onde sua empresa está instalada.

Devido à variação de exigências de um estado para outro e de uma cidade para outra, o ideal é contar com um emissor de NF-e para automação desses processos. Um emissor integrado a seu meio de pagamento permite que a nota seja gerada automaticamente, assim que você finalizar o pedido do cliente. 

Além de ganhar tempo, você reduz os erros no preenchimento das notas. Bom, né?

Eu preciso de certificado digital para emitir NF-e?

No caso da NF-e e da NFC-e, que são estaduais, as secretarias de fazenda exigem a certificação digital, que é a identidade de uma pessoa física ou jurídica, e funciona como sua assinatura. 

Já a NFS-e, que é municipal, vai depender da decisão de cada prefeitura quanto à obrigatoriedade ou não do certificado digital.

Entenda o que é cada coisa

O que é arquivo XML?

O XML é a versão digital da nota fiscal. Para quem tem e-commerce, esse formato é obrigatório e deve ser fornecido a todos os clientes que fizerem compras no site.

A legislação determina que os arquivos XML das NF-e devem ser armazenados por 5 anos, já que órgãos como a Receita Federal podem exigi-los durante esse período.

Para facilitar o acesso aos arquivos em caso de fiscalização, é importante que seu emissor de NF-e tenha armazenamento em nuvem, uma forma mais prática e segura de resguardar sua documentação fiscal.

O que é RPS?

RPS é a sigla para Recibo Provisório de Serviços, que substitui temporariamente a NF-e em casos especiais que impeçam a emissão da nota, como falta de energia elétrica ou de internet.

Apesar de ser um recurso legalizado, o RPS deve ser regularizado, com a emissão da nota fiscal, o mais rápido possível.

DANFE e NF-e são a mesma coisa? 

Não. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um resumo da nota fiscal eletrônica e, embora não tenha validade jurídica, é exigido para a circulação de mercadorias.

Caminhões que transportam produtos, por exemplo, devem apresentar o DANFE se ele for solicitado em uma fiscalização.

Veja 3 problemas muito comuns no dia a dia

O que fazer se minha nota for rejeitada?

Uma NF-e pode ser rejeitada pela Sefaz se houver inconsistências em seu preenchimento, incluindo erros de CNPJ ou diferença no cálculo de impostos, por exemplo.

Caso o problema seja alguma pendência fiscal com a Secretaria da Fazenda, tanto por parte do emissor quanto do destinatário da NF-e, a nota pode ser denegada.

No primeiro caso, é possível corrigir o erro e lançar novamente a nota, de acordo com os prazos estabelecidos para a correção.

No entanto, para uma nota denegada, você precisa descobrir que pendência é essa e procurar a Sefaz para regularização. 

Como eu envio minhas notas fiscais ao contador? 

Para que seu contador tenha acesso às notas emitidas num determinado período, você pode mandar pra ele, por e-mail, uma pasta com todos os arquivos XML referentes às NF-e.

Outra opção é gerar uma planilha do Excel com todas as informações e enviar ao contador.

Como você pode imaginar, qualquer das alternativas acima exige tempo e atenção especial para que não haja erros na transmissão das NF-e.

Quando você conta com um emissor de notas automatizado, esse envio é imediato e seu contador tem acesso às suas notas assim que forem emitidas, facilitando muito a comunicação e os processos, como seu fechamento mensal, além de reduzir riscos de erros.

O que acontece se minha empresa deixar de emitir nota fiscal?

A emissão de notas é exigida por lei, e a sonegação de impostos é crime no Brasil. Então, se você não emitir ou deixar de repassar alguma informação obrigatória, poderá ser penalizado com juros e multas, além de ficar sujeito a responder criminalmente.

Invista em automação e simplicidade

Neste artigo, mostramos as principais dúvidas em relação à NF-e para deixar você mais bem informado sobre a gestão de suas notas.

Como se trata de um procedimento obrigatório, mesmo que você considere um pouco complicado, é essencial conhecer os principais termos e rotinas relacionados a seus documentos fiscais.

A boa notícia é que um bom emissor de NF-e pode resolver muitos problemas para você de forma totalmente automatizada. Você só precisa fazer algumas configurações e deixar que o sistema trabalhe por você.

Você viu a quantidade de vantagens, benefícios e facilidades pro seu negócio se contar com um emissor de NF-e?

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Categorias: Fiscal e Contábil

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