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Realizar um fechamento mensal corretamente é a melhor forma de saber como anda a saúde financeira de sua empresa e ainda cumprir todas as obrigações exigidas por órgãos como a Receita Federal. Além disso, ele permite corrigir possíveis falhas antes que se tornem um problema maior, pois oferece um cenário realista de seus negócios.

Por essas e outras razões, o fechamento mensal é um dos processos mais importantes para a empresa, mas, muitas vezes, torna-se uma dor de cabeça, já que envolve uma série de documentos e processos que acabam tomando muito tempo. Para auxiliar nessa tarefa, softwares de gestão garantem mais agilidade e praticidade, além de mais precisão e menos riscos de falhas na transmissão e gerenciamento de dados.

Neste artigo, vamos mostrar que, com ajuda da tecnologia e planejamento, é possível fazer seu fechamento contábil com mais segurança e de maneira mais rápida e eficiente. Acompanhe as dicas e veja como adequá-las à realidade de sua empresa.

 

O que é o fechamento mensal

Fechamento mensal é uma rotina contábil realizada ao início ou fim de cada mês para registrar a movimentação dos 30 dias anteriores. Com ele, é possível manter a organização da empresa no aspecto financeiro e ter uma visão mais precisa de seus negócios. O fechamento também é fundamental para controlar seu fluxo de caixa, um procedimento essencial para uma boa gestão financeira.

Para realizar o fechamento, é necessário reunir informações como cálculos trabalhistas, impostos, notas fiscais, contratos, extratos bancários, comprovantes de pagamento e relatórios, que devem ser enviados ao setor de contabilidade ou ao contador terceirizado. Com esse trabalho conjunto entre departamento financeiro e contábil, você tem dados suficientes para analisar a situação real de sua empresa.

 

Como tornar seu fechamento mensal mais eficiente

 

Defina responsáveis pelo fechamento

Para um fechamento mais eficiente, o primeiro passo é definir quais profissionais serão responsáveis por essa tarefa. Depois disso, é preciso definir qual será a rotina de procedimentos e metas e prazos a serem cumpridos para evitar atrasos e, consequentemente, possíveis falhas por um trabalho executado às pressas.

Você pode estabelecer, por exemplo, que alguns passos sejam realizados gradativamente durante o mês, evitando um gargalo de informações a serem processadas na hora do fechamento.

 

Faça um checklist dos componentes

O departamento financeiro é responsável por reunir todos os documentos contábeis e fiscais necessários ao fechamento, sendo indispensável contar com um checklist para garantir segurança, padronização e agilidade no processo. 

Veja, a seguir, o que deve estar organizado para seu fechamento mensal:

  • Ativos: tudo o que faz parte do patrimônio e foi obtido por investimentos, como títulos financeiros, mercadorias e ações;
  • Passivos: as obrigações da empresa, incluindo salários, encargos e empréstimos;
  • Patrimônio: o conjunto de bens da empresa;
  • Receitas: todo o dinheiro que entra no caixa;
  • Despesas: todos os custos fixos e variáveis;
  • Documentos: trabalhistas, incluindo FGTS, salários e vale-transporte; arquivos eletrônicos; notas fiscais; comprovantes de pagamentos de impostos; recibos; contratos; extratos bancários; empréstimos; etc.

Uma boa dica para facilitar o seu fechamento é organizar todos os documentos por data e por categoria, o que permite que sua equipe encontre o que precisa com mais rapidez. Com todos esses dados em mãos e conhecendo a rotina para o fechamento, é possível realizar todo o processo de forma muito mais rápida e confiável, contribuindo para o bom andamento dos negócios.

 

Invista em tecnologias para automação

Especialmente empresas de pequeno e médio porte costumam utilizar planilhas preenchidas manualmente para o fechamento. O problema é que, além de ser um procedimento demorado, há maior risco de erros na inclusão de dados, o que pode gerar diversos transtornos.

Hoje em dia, há várias opções de softwares de gestão que garantem mais segurança e credibilidade para o controle fiscal e contábil de seus negócios e contar com elas pode descomplicar muito os processos, incluindo o fechamento mensal. Além de reduzir o tempo gasto com o trabalho, a automação garante mais precisão nas informações e autonomia para quem realiza as tarefas, pois os programas enviam toda a movimentação fiscal da empresa automaticamente para a contabilidade.

Um sistema automatizado de NF-e, por exemplo, permite agilizar a gestão de notas e envio ao contador e, ao mesmo tempo, ter um panorama real de suas receitas e despesas. Programas de integração contábil também ajudam a dar mais agilidade e eliminar erros e atrasos, tornando o processo mais seguro.

 

Acompanhe o fluxo de caixa diariamente

Quando você acompanha sua movimentação financeira todos os dias, reduz a carga de trabalho no momento do fechamento e ganha tempo para corrigir eventuais falhas antes que elas causem problemas maiores. Então, organize sua equipe financeira responsável para que controle o fluxo de caixa diariamente e a oriente sobre os procedimentos caso alguma inconsistência seja encontrada.

 

Faça reuniões de encerramento

Depois que o fechamento for concluído, é importante reunir a equipe e avaliar como foi a execução e o que pode ser melhorado para o mês seguinte. Assim, reconhecer onde há mais dificuldades ou complicações é um bom guia para tornar o processo cada vez mais ágil e confiável.

 

Organize a casa

Se você percebeu, ao longo do artigo, alguma deficiência de sua empresa para aplicar as sugestões, esse é um bom momento para ajustar os possíveis gargalos. Nesse sentido, busque alternativas para automatizar o processo e reduzir ao máximo a chance de erros humanos.

Se você precisa de uma solução para facilitar sua emissão de notas fiscais, por exemplo, a DIGISAN pode lhe ajudar a simplificar esse processo. Para corrigir sua gestão de NF-e e testar nosso software, acesse o link abaixo e solicite um teste grátis.

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