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Notas fiscais chegando e saindo fazem parte da rotina de qualquer empresa e são uma garantia de que o serviço prestado está de acordo com a legislação. Empresas que não apresentam os documentos fiscais podem ser multadas ou até receberem penas mais severas. Por isso, uma boa gestão de NF-e é essencial para evitar problemas com o fisco e dores de cabeça desnecessárias.

A automação do gerenciamento de notas é uma das formas de agilizar e otimizar o processo, garantindo mais segurança e rapidez. Além desta, listamos algumas recomendações para uma gestão de notas mais simples, segura e econômica. Avalie as dicas e discuta com sua equipe como elas podem ajudar sua gestão contábil.

 

A importância da NF-e para sua empresa

As notas fiscais não são apenas uma exigência da Receita Federal para comprovar o recolhimento de impostos. Dentro de sua empresa, elas são excelentes fontes de informação sobre o andamento de seus negócios.

Com as NF-e, é possível saber, por exemplo, quanto você vendeu no mês, quanto pagou de impostos e ter um panorama real de suas receitas e despesas, proporcionando mais eficiência ao gerenciamento do fluxo de caixa. Por tudo isso, administrar corretamente esses documentos não é apenas uma maneira de atender às exigências legais, mas também uma boa forma de melhorar sua gestão.

 

Como tornar sua gestão de NF-e mais eficiente

 

Conte com o contador para esta função

Mesmo que sua empresa seja de pequeno porte, a gestão de notas fiscais pode ser uma tarefa trabalhosa, já que envolve, além da emissão, questões como cálculo de impostos, arquivamento, organização e envio para os clientes. Por isso, o mais indicado é ter um contador para a gestão de suas NF-e.

Além de conhecer a fundo a legislação, o contador poderá usar as informações para gerar relatórios valiosos para sua empresa e que podem contribuir muito para que você tenha uma visão mais detalhada de seus negócios e, assim, mais segurança na tomada de decisões.

 

Invista em automação

Hoje em dia, há várias opções de softwares que contribuem para que você realize suas operações com mais agilidade, aumente a produtividade, evite falhas humanas e ainda reduza custos em sua empresa. No caso da gestão de notas fiscais, contar com um programa de gerenciamento é uma forma realmente comprovada de agilizar esse processo com segurança.

Com um bom emissor de NF-e, você automatiza toda a operação de cálculo de impostos, emissão de notas, geração de arquivos XML e HTML obrigatórios, envio aos clientes por e-mail e arquivamento eletrônico dos documentos. Assim, você gasta muito menos tempo e realiza todas essas ações de forma mais segura.

 

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Arquive suas notas com segurança

A Receita Federal determina que as notas fiscais fiquem arquivadas por um período mínimo de 5 anos e os documentos podem ser solicitados se houver uma fiscalização em sua empresa. De acordo com a lei, os arquivos válidos para comprovar a autenticidade de suas NF-e são os XML e, sem eles, você fica sujeito a multas.

Para evitar problemas em uma possível auditoria, o ideal é arquivar tanto as notas físicas quanto digitais. No caso de notas impressas, elas devem ficar em um local seguro, mas de fácil acesso, como gaveteiros separados por categorias e classificações. Já o arquivamento eletrônico não deve se restringir ao seu computador, CDs ou HDs externos; ter um arquivo online é bastante recomendável.

 

Crie uma rotina de trabalho

Se a gestão de suas notas fiscais é feita em sua própria empresa e não por um contador, é preciso ter rotinas claras para as tarefas, incluindo o preenchimento, emissão e armazenamento. Também é importante ter uma pessoa específica com a função de verificar as notas, para garantir que estejam corretas.

Com essa padronização, é possível identificar com mais facilidade os responsáveis por cada tarefa e tornar os processos mais rápidos e seguros. Além disso, em caso de fiscalização, se o responsável pela organização das notas não estiver na empresa, outra pessoa pode fazer a apresentação dos documentos sem transtornos.

 

Confira as notas que entram

Tão importante quanto emitir suas notas corretamente, a consulta de notas fiscais  que chegam à sua empresa é essencial para evitar problemas no futuro. Mesmo assim, muitas empresas ainda não têm essa prática e ficam sujeitas a fraudes e problemas no caso de uma fiscalização. A consulta pode ser feita pelo portal da Sefaz e permite identificar alguma inconsistência ou irregularidade.

Outro ponto importante é garantir que a entrada de algum produto em sua empresa seja acompanhada pela nota fiscal e não apenas pelo Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe), uma representação simplificada da NF-e, mas que não tem validade jurídica.

 

Conheça as diferentes notas

Para cada situação específica, deve ser emitido um tipo de nota. Conhecer suas finalidades é uma boa forma de evitar erros e problemas com o fisco. Veja, a seguir os tipos de nota fiscal:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): registra uma operação de circulação de mercadorias;
  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): utilizada especificamente para registrar operações de serviços;
  • Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e): emitida quando a venda é feita diretamente ao consumidor final;
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): emitido obrigatoriamente para serviços de transporte de cargas;
  • Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): resume a operação de transporte e contém todos os documentos fiscais relativos à carga em trânsito.

 

Como você viu neste artigo, a gestão de NF-e pode ser simplificada com algumas práticas em sua empresa. Contar com a ajuda de profissionais especializados e de um software de gerenciamento confiável é uma boa maneira de manter o controle de suas notas fiscais e tornar as tarefas mais rápidas, fáceis e seguras.

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Categorias: Nota fiscal

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