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Emitir notas fiscais não é apenas uma exigência legal para empresas, mas também uma forma de acompanhar com mais precisão o andamento de seus negócios. Com a substituição do modelo impresso pela nota fiscal eletrônica (NF-e), o processo ficou mais eficiente, reduzindo custos e facilitando a fiscalização pelos órgãos responsáveis, entre outros benefícios.

Para auxiliar ainda mais essa tarefa, a automatização evoluiu ao longo do tempo e, hoje, o empresário conta com várias funcionalidades na hora de escolher um emissor de nota fiscal que garanta mais segurança e rapidez em sua gestão de NF-e.

Com um mercado bastante dinâmico, é preciso avaliar eventualmente se o emissor atual ainda atende a todas as necessidades da empresa ou se alguns problemas indicam que está na hora de trocar o sistema. Então, se você vai contratar seu primeiro emissor ou substituir o antigo, acompanhe neste artigo alguns questionamentos que devem ser feitos para uma decisão acertada.

 

O que é um emissor de NF-e?

Para começar sua escolha, você precisa entender o que é e para que serve um emissor de NF-e. Trata-se de um sistema que gera documentos eletrônicos preenchendo e validando, automaticamente, todas as informações exigidas pelo fisco.

Um emissor eficiente também permite que você assine a nota com um Certificado Digital e oferece a possibilidade de uma gestão integrada, facilitando a comunicação com a Secretaria da Fazenda de seu Estado, com seu contador e com seus clientes.

 

O que perguntar na hora de escolher seu emissor de nota fiscal?

 

1 – O software é simples de usar?

Um emissor complicado pode tomar muito tempo e ainda aumentar as chances de erros, o que leva a mais tempo para correção e risco de penalizações. Portanto, escolha um software completo, mas simples e intuitivo.

Para facilitar a emissão, opte por um sistema com funcionalidades como a memorização de sua base de cadastros. Com isso, você aumenta a agilidade e a produtividade, pois sempre que o mesmo CNPJ for digitado, por exemplo, o software preencherá as outras informações automaticamente. Da mesma forma, ao cadastrar um produto, ele será memorizado já com todos os impostos e outras informações pré-configurados.

 

2 – A empresa oferece suporte especializado?

Se você tiver dúvidas sobre o uso do programa ou sobre algum procedimento específico, precisará de um suporte ágil e qualificado para lhe atender, então, fique atento também a esse ponto.

Antes de fechar negócio, verifique quais canais de atendimento o fornecedor oferece, incluindo telefone, e-mail e chat. Também avalie como é o atendimento, dando preferência a uma comunicação humanizada, que, além de mais receptiva, pode lhe auxiliar a resolver o problema de forma mais fácil que um tratamento robotizado.

 

3 – O sistema garante boa comunicação com o contador?

Com um emissor de notas fiscais integrado à frente de caixa, seu contador terá acesso imediato a relatórios, documentos e dados importantes sobre a gestão financeira da empresa. Assim, você centraliza as informações e aumenta a produtividade.

Além da comunicação com a contabilidade, procure saber como é a comunicação com o cliente. Um emissor de NF-e eficiente deve facilitar todas as demandas e permitir, por exemplo, que você encaminhe uma nota ao cliente com apenas alguns cliques.

 

4 – O emissor faz o cálculo automático de impostos?

Calcular manualmente os impostos de cada negociação vai lhe tomar muito tempo e ainda deixá-lo sujeito a erros que podem trazer dores de cabeça. Então, na hora de escolher um emissor de nota fiscal, consulte se ele faz essa conta automaticamente.

O ideal é que o sistema seja capaz de memorizar os principais impostos aplicados a notas fiscais, como ICMS, Cofins e PIS, e fazer o cálculo automático da taxa tributária, garantindo mais segurança para atender às exigências legais.

 

5 – O programa e os dados podem ser acessados de qualquer lugar?

Antes de se decidir pelo emissor de NF-e da sua empresa, pergunte ao fornecedor: esse sistema pode ser acessado de qualquer lugar? Isso se aplica ao software e também aos dados processados por ele.

Para agilizar suas tarefas, o emissor deve permitir que você tenha acesso a todas as funcionalidades do programa mesmo fora do escritório, seja pelo computador de sua casa, seja pelo celular em uma viagem. Então, opte por um emissor online, que pode ser acessado de onde você estiver e ainda evita incompatibilidades com sistemas operacionais como Windows e MacOS, uma vez que não será instalado no computador.

Em relação aos dados, a melhor opção é o armazenamento em nuvem, que também garante acesso fora do escritório e é mais seguro. Consulte se o sistema conta com criptografia para proteção de dados, que garante o arquivamento seguro de senhas e informações.

 

6 – Vale a pena investir em um sistema integrado ou posso usar um gratuito?

Existe um emissor gratuito de notas fiscais disponibilizado pelo Sebrae, mas nem sempre ele é o mais indicado para as necessidades de sua empresa, devido a algumas limitações. Para avaliar o melhor custo-benefício, analise, além do preço, questões como suporte técnico, comunicação com o contador e agilidade para emissão dos documentos.

Hoje em dia, o mercado conta com plataformas de gestão integrada, como a DIGISAN, que oferecem preço acessível e a possibilidade de emitir NF-e de produto ou serviço até cinco vezes mais rápido que o emissor gratuito.

 

7 – O emissor atende às necessidades da minha empresa?

Para escolher um emissor de nota fiscal adequado à sua empresa, primeiro avalie quais são suas demandas, como número de notas emitidas por mês. Isso é importante porque alguns sistemas, especialmente gratuitos, limitam essa quantidade.

Então, a melhor opção é um programa sem restrições para emissão de notas mesmo no plano básico. Assim, mesmo que sua demanda ainda não seja alta, você não terá transtornos caso ela aumente no futuro.

 

Faça uma escolha consciente

Sistemas automatizados agilizam uma série de atividades demoradas, burocráticas e repetitivas no dia a dia das empresas, aumentando a segurança e a produtividade. No entanto, escolher um emissor de nota fiscal que se adapte a suas necessidades e às características do seu negócio é fundamental para que o processo seja realmente eficiente.

Com um emissor simples e completo como o DigiNF-e, da DIGISAN, você ganha em agilidade, segurança e controle de sua gestão, por um preço acessível. Para entender melhor como funciona o sistema, você pode solicitar um teste grátis e avaliar o emissor na prática. Acesse nosso site e peça seu teste grátis.

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Categorias: Nota fiscal

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