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Conciliar o atendimento a vários clientes com a gestão do próprio negócio é um dos desafios dos contadores e, para superá-lo, é preciso investir cada vez mais em profissionalização, ferramentas adequadas e automação de rotinas.

Essa é a melhor receita (talvez a única) para aumentar a produtividade em escritórios de contabilidade e, assim, ganhar tempo e eficiência para ampliar sua cartela de clientes e o faturamento da empresa.

Há muitas ações que podem ser tomadas para tornar o dia a dia do contador mais produtivo, eficiente e menos desgastante. Neste artigo você vai conhecer algumas delas!

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Dicas para aumentar a produtividade em escritório de contabilidade

As alternativas para aumentar a produtividade em escritórios de contabilidade vão desde o uso de tecnologias mais modernas e adequadas até a motivação de sua equipe.

Abaixo nós trazemos uma lista com algumas que a gente considera as mais importantes. Veja quais delas você já faz e quais você poderia implementar!

Automação de rotinas

Trabalhos manuais tomam muito tempo e geram mais chances de erros. E se tem uma coisa que contadores em geral não tem muito direito de fazer, infelizmente, é errar.

Substituir algumas rotinas administrativas e financeiras por um bom sistema de gestão pode aumentar a produtividade em escritórios de contabilidade e trazer resultados muito mais eficientes.

Uma delas é automatizar a emissão de notas fiscais! Apenas essa mudança já é capaz de tornar a comunicação entre cliente e contador muito mais rápida, precisa e transparente.

Com um sistema como o da DIGISAN, você não perde tempo indo atrás das notas emitidas por seus clientes, pois o envio é imediato e automático. Com isso, você agiliza seus processos e evita aquela longa espera até que as informações cheguem ao seu escritório.

Equilíbrio e bom senso

Sobrecarregar sua equipe, aumentando tarefas e reduzindo prazos, na expectativa de ter melhores resultados pode ter um efeito bem diferente do esperado. Colaboradores cansados e sob altos níveis de estresse estão mais sujeitos a erros que podem demandar ainda mais tempo para serem corrigidos.

O tipo de trabalho feito em escritórios contábeis, com sua baixíssima margem de erros, tornam essa atividade mentalmente cansativa. Investir em formas de aliviar essa tensão e estresse do seu time pode trazer mais resultados do que você imagina; inclusive mais produtividade.

Ofereça a seus colaboradores um espaço de trabalho que seja, ao mesmo tempo, estimulante e agradável, onde seu time sinta prazer em estar.

Ao mesmo tempo, promova um ambiente colaborativo, onde todos se sintam parte do processo, um contribuindo com o trabalho e com o crescimento do outro, tendo como objetivo final oferecer o melhor resultado possível ao cliente.

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Organização de tarefas

Planejar seus processos é outra forma eficiente de aumentar a produtividade.

Você pode ter certeza que o tempo gasto organizando os trabalhos que serão realizados vai se refletir em ganho de tempo mais à frente, porque todas as engrenagens vão estar funcionando em conjunto e de forma ordenada.

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Com um bom planejamento estratégico e a padronização dos processos, você consegue dividir tarefas, definir responsáveis, determinar prazos e acompanhar o andamento dos trabalhos com muito mais facilidade, podendo agir de forma efetiva onde houver maior necessidade.

Para isso, vale desde um checklist pessoal até o uso de ferramentas online de gerenciamento de projetos.

Duas ótimas opções online são:

Trello

Dicas para aumentar a produtividade em escritório de contabilidade: Trello

Com estilo amigável e fácil de aprender, o Trello é como um quadro de post-its, em que você pode ver todas as tarefas ao mesmo tempo. Com ele, é possível criar todo um fluxo de trabalho, com início, meio e fim. Além de tudo, ainda é grátis.

Asana

Dicas para aumentar a produtividade em escritório de contabilidade: Asana

Ferramenta simples e fácil, tanto para o time quanto para o administrador. Na opção gratuita, tem o limite de 15 participantes.

Com ela é possível criar a tarefa, determinar prioridade, atribuir um responsável, anexar arquivos, deixar comentários e muito mais. Também é possível criar projetos por lista ou blocos, por etapas ou por membros. Vale a pena conhecer.

Reconhecimento e recompensas

Demonstrar reconhecimento a profissionais que se destacam em seu escritório é uma forma de motivar os outros a também se esforçarem para alcançar os mesmos benefícios.

Nesse sentido, você pode pensar em recompensas, desde conceder um dia (ou um período) de folga, ou até mesmo a possibilidade de crescimento dentro da empresa.

Para tornar isso ainda mais divertido, você pode estabelecer períodos do ano em que cada funcionário terá a oportunidade de mostrar seus próprios resultados e dizer por que eles merecem ser recompensados.

Ao perceber que o trabalho de qualidade é valorizado e retribuído pela chefia, os outros membros da equipe terão muito mais motivação para melhorar seus resultados, bater suas metas e concluir suas tarefas em menor tempo, resultando em mais produtividade.

Comunicação clara e objetiva

Explicar claramente o que você espera de seus colaboradores e como eles podem contribuir para conquistar resultados que beneficiarão a todos é a melhor forma de envolver os profissionais e torná-los mais produtivos. Se cada um souber exatamente o que fazer, como fazer e quando fazer, eles trabalharão com mais autonomia, mais agilidade e, consequentemente, mais produtividade.

Dicas para aumentar a produtividade em escritórios de contabilidade

Para essa comunicação ser o mais eficaz possível, seja sempre direto e objetivo, mas deixe espaço para o diálogo e as sugestões. Além disso, mantenha o hábito de dar feedbacks coletivos e individuais, elogiando as boas práticas e orientando sobre possíveis melhorias.

Também é fundamental dar os recursos para que o time possa realizar o que foi solicitado. Para isso, investir em boas ferramentas contábeis conta muitos pontos para a produtividade da equipe.

Atualização profissional

Estar atualizado é essencial para um bom desempenho profissional e, na área contábil, onde legislações, técnicas e ferramentas mudam constantemente, é ainda mais importante para aumentar a produtividade.

Além de investir em sua própria atualização, dê oportunidades para que sua equipe também participe de cursos, workshops e treinamentos. Colaboradores qualificados realizam mais, melhor e em menos tempo.

Os resultados serão clientes mais satisfeitos, o que vai se refletir em mais possibilidade de expandir sua clientela.

Produtividade em alta

Neste artigo, você conferiu várias formas de melhorar o desempenho de sua equipe e tornar sua empresa mais competitiva. Agora, é hora de avaliar o que pode ser feito e como inserir essas ideias em sua rotina.

Além de tudo o que mostramos no texto, para aumentar a produtividade em escritórios de contabilidade é importante contar com parceiros e dispor de tecnologias que facilitem seu dia a dia, como o emissor de notas fiscais da DIGISAN. Ele garante a emissão automatizada de NF-e e NFC-e, além da transmissão imediata do cliente para o seu escritório, sem perder tempo cobrando entregas ou digitalizando documentos.

Essa solução está disponível para você com CUSTO ZERO! Basta se cadastrar e convidar seus clientes a contratarem o sistema.

Clique no botão e torne, você também, um contador parceiro DIGISAN.

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