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O fechamento contábil é essencial para a saúde financeira de toda empresa. Por meio dele é possível garantir tanto uma análise detalhada da saúde financeira do negócio quanto o cumprimento das obrigações fiscais. 

Ao fazer um fechamento contábil adequado, você evita despesas desnecessárias, complicações tributárias, desentendimentos com clientes e fornecedores, multas e até consequências mais graves, que podem acarretar no fechamento do seu estabelecimento. 

Em um país com uma legislação tributária tão complexa como o Brasil, a atenção com esses detalhes se torna ainda mais importante. Estima-se que empresas brasileiras gastem em torno de 1.958 horas e 1,5% do faturamento por ano, apenas para se manterem em dia com todas as obrigações tributárias. 

O fechamento contábil pode parecer muito complicado, mas ele não precisa ser. Para te ajudar nessa tarefa, separamos e explicamos o processo em checklist prático e simples.

O que é fechamento contábil?

O fechamento contábil é um relatório de movimentação da empresa, que abrange e analisa informações do setor fiscal, trabalhista, contábil e financeiro do negócio.  Resumidamente, é um raio X da empresa. 

Na elaboração desse relatório, estão envolvidos ativamente, tanto o setor financeiro (reunindo e organizando toda documentação necessária) quanto o setor contábil (realizando cálculos, balancetes e pagamentos de tributos).

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Fechamento contábil: anual, mensal ou diário? 

O fechamento contábil pode ser anual, mensal ou diário. Ainda que muitas empresas optem apenas pela realização do fechamento contábil anual, observa-se maior organização e precisão de dados nas empresas que também realizam o procedimento mensalmente

Por meio do fechamento anual, você é capaz de analisar os avanços da sua empresa com uma visão mais ampla. Além disso, é por ele que são emitidas demonstrações contábeis essenciais, como a Demonstração de Resultados de Exercício e o Balanço Patrimonial. 

O fechamento mensal, por outro lado, diminui o tempo de análise, possibilitando avaliar a eficiência de estratégias e decisões naquele mês. Com essas informações em mãos, sócios, gestores e gerentes são capazes de orientar e conduzir a equipe de maneira mais clara e contextualizada, além de poderem tomar decisões mais rapidamente.

Além disso, também diminui o tempo dedicado ao fechamento contábil anual, já que as informações mensais já ficam armazenadas e só precisam ser reunidas ao final do período estipulado. 

Já o fechamento diário é o acompanhamento do fluxo de caixa; uma prática igualmente importante, que vai fazer toda a diferença na hora de organizar as finanças da sua empresa. 

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Checklist fechamento contábil: 6 dicas para otimizar seu tempo

Tempo é dinheiro. E para utilizá-lo da melhor forma possível, a palavra de ordem de todo fechamento contábil é organização. 

Por isso, separamos algumas dicas de como se organizar melhor no seu fechamento:

1. Defina prazos e datas

O fechamento contábil envolve muitas informações. Por isso, esse processo necessita de atenção com os detalhes. Erros na contabilidade podem levar a uma série de complicações, tanto internas quanto externas para a empresa. 

Mantenha em mente que você vai precisar tanto de informações financeiras quanto contábeis para a realização dos fechamentos contábeis mensais e anuais. Definir com antecedência quem fará o quê, de que forma e em quanto tempo aumenta a produtividade e diminui chances de mal-entendidos. 

2. Categorize os lançamentos

Para realizar um fechamento contábil, é necessário fazer o levantamento do capital total. Com todos os valores em mãos, prepare uma tabela e divida o capital em duas categorias: 

    • Ativos: são títulos financeiros, bens, mercadorias, isto é, tudo que traz algum retorno financeiro à empresa. 
    • Passivos: são empréstimos, salários, tributos, despesas gerais. Ou seja, todas as transações relacionadas à saída de dinheiro na empresa. 

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    3. Reúna os documentos necessários

    Fechamento contábil é sinônimo de muita documentação. Por isso, separamos tudo o que você precisa ter em mãos, em forma de categorias, para ficar mais fácil de visualizar o todo. 

    Fiscal 

    A parte fiscal é composta basicamente por notas fiscais e comprovantes de transações realizadas pela empresa. Tome nota do que você vai precisar reunir: 

    • Notas fiscais (NF-e, NFC-e, NFS-e), que tratem de toda a movimentação de produtos e serviços. 
    • Modelos do SPED Fiscal, XML das notas fiscais eletrônicas e reduções Z emitidas.
    • CT-e e DANFE. 
    • GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).
    • DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais).

    Financeiro 

    Aqui entra a análise e computação de dados referente ao fluxo de caixa. 

    • Comprovantes de quitação tributária, balanço de despesas e fornecimento. 
    • Extratos bancários diversos. 
    • Contratos.

    Trabalhista

    Nessa categoria, entram todos os documentos relacionados à contratação e remuneração dos seus funcionários, como:

    • FGTS e INSS (Guia de recolhimento). 
    • Comprovantes de contribuição sindical.
    • Documentos que comprovem o pagamento de salário, férias, rescisões e notas emitidas. 
    • Vales-transporte, vales-alimentação e atestados médicos.

    4. Controle de estoque 

    Mesmo para uma empresa que ofereça serviços, e não produtos, manter um livro com inventário atualizado de estoque, recursos e insumos utilizados para a realização das atividades também conta na hora de fazer o fechamento contábil. 

    A partir daí você poderá definir o investimento destinado à renovação e manutenção de estoque e aparelhagem. 

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    5. Faça os cálculos 

    Uma das etapas mais trabalhosas do fechamento contábil sem dúvida está na realização de cálculos, que devem ser muito criteriosos e têm tolerância muito baixa para erros. 

    Por essa razão, muitas empresas já aderiram a sistemas de automação de serviços contábeis, capazes de realizar os cálculos com precisão e diminuir a quase zero a taxa de erros. 

    A DIGISAN, por exemplo, possibilita a emissão automática, ilimitada e mais rápida de notas fiscais. Além disso, ela armazena suas informações em um sistema de dados seguro e criptografado, possibilitando o preenchimento e envio de notas com apenas um clique. 

    Nosso software ainda armazena especificações dos principais impostos e tributos (Cofins, PIS, ICMS) e calcula o valor exato a ser pago, possibilitando o envio automático para o contador em questão de minutos. 

    A automatização de serviços é um investimento essencial para manter os erros bem longe dos seus livros contábeis, suas informações seguras e as obrigações tributárias em dia, sem sustos. 

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    6. Confira e revise 

    Já falamos aqui o quanto é importante a precisão de um fechamento contábil para a situação geral da empresa. Por essa razão, antes de emitir o relatório, é importante separar alguns dias para checar pontos importantes que não podem passar despercebidos.

    Alguns exemplos são:

    • Entradas e saídas sem identificação: todas as informações no seu fechamento precisam esclarecer datas, valores e a destinação. 
    • Contas a pagar ou a receber vencidas: é um bom momento para quitar dívidas e listar débitos que devem ser movidos para meses seguintes.
    • Notas perdidas: a falta de uma única nota pode prejudicar todo seu fechamento contábil. Por isso, é essencial que sejam tratados como documentos de extrema importância. 
    • Comparar os dados com meses anteriores: essa é uma boa maneira de avaliar a performance mês a mês da empresa, além de identificar erros, por exemplo ao notar discrepâncias muito grandes em valores de um mês para o outro. 

    Fechamento contábil: analisar e melhorar

    O relatório de fechamento contábil de uma empresa é tão importante para o cumprimento de obrigações tributárias como para a análise interna de estratégias, investimentos e empréstimos da empresa.

    Se você aprender a olhar para esses números de uma forma construtiva, vai perceber que poderá tirar deles muitos insights e aprendizados para melhorar a gestão financeira do seu negócio.

    Depois de concluído, organize uma reunião com seus funcionários para avaliar quais foram as dificuldades, os pontos a serem melhorados e as estratégias a serem tomadas a partir daí. 

    Esperamos que a check-list tenha te ajudado a ficar um pouco mais tranquilo na hora de fazer o seu fechamento contábil! 

    Se você se interessou pelos serviços que a DIGISAN pode oferecer para sua empresa, faça um teste gratuito por 7 dias da nossa ferramenta de emissão. 

    Para você que é contador, a DIGISAN oferece ainda mais uma novidade. Aqui você pode aproveitar a emissão de notas fiscais gratuitamente. Basta fazer seu cadastro e convidar seus clientes. 

    Categorias: Gestão Contábil

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