O cumprimento das obrigações tributárias, sejam elas municipais, estaduais ou federais, é essencial para manter as atividades de qualquer empresa dentro da legalidade.

Apesar de a responsabilidade pelo pagamento correto e dentro do prazo dessas obrigações tributárias não ser diretamente do contador – mas da empresa – esse profissional pode (e deve) auxiliar neste processo para ajudar a garantir que os negócio de seus clientes se mantenham saudáveis e longe de dores de cabeça com o Fisco. 

Porém, quando o assunto são as obrigações tributárias, nem sempre essa relação contador/cliente ocorre da melhor maneira.

Neste artigo, listamos algumas dicas para que você consiga alinhar as obrigações tributárias com os clientes de uma maneira mais simples e produtiva.

Acompanhe!

O que são obrigações tributárias principais e acessórias? 

De acordo com o artigo 113, do Código Nacional Tributário Brasileiro, as obrigações tributárias são definidas como principais e acessórias.

Veja as diferenças abaixo: 

  • Obrigações tributárias principais – São motivadas por um fato gerador, seja ele a necessidade de quitar um imposto sobre produto, atividade ou pagamento de taxas obrigatórias de contribuição, por exemplo. A obrigação tributária principal possui prazos bem definidos e se extingue juntamente com o crédito decorrente dela, assim que é quitada. 
  • Obrigações tributárias acessórias – Com o objetivo de auxiliar na fiscalização de impostos, as obrigações tributárias acessórias são relatórios periódicos que contêm todas as informações sobre as atividades financeiras e contábeis da empresa. Assim, é possível que os órgãos de fiscalização verifiquem e confirmem o cumprimento de todas as obrigações para que a empresa continue atuando na legalidade. Um exemplo de obrigação tributária acessória é o DIRF. 

De modo simplificado, podemos dizer que cada obrigação tributária principal demandará a criação de uma obrigação tributária acessória, já que a segunda deverá constatar o devido cumprimento da primeira por parte das empresas. 

As obrigações tributárias variam de acordo com o regime tributário escolhido pela empresa que, no Brasil, pode ser o Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido. 

Quer entender melhor as obrigações fiscais das empresas? Neste artigo a gente mostra (e explica) as 4 principais. Confira!

Dicas para alinhar as principais obrigações tributárias com os clientes

Agora que você já sabe um pouco mais sobre as obrigações tributárias principais e as acessórias, como interagir com o seu cliente para garantir que ele não apenas cumpra as obrigações, como também encaminhe os documentos a tempo para não atrasar as atividades tributárias e fiscais do seu escritório contábil?

Confira as dicas abaixo! 

1. Conheça bem seu cliente 

Diferentes clientes vão estabelecer diferentes formas de se relacionar com seu contador, a partir de questões pessoais e da realidade da empresa.

Um cliente organizado, com mais experiência como empresário, por exemplo, deve ser encarado pelo contador de uma maneira diferente de outro que não tem essas características. 

Assim, para garantir que as principais obrigações tributárias sejam alinhadas e cumpridas, é preciso adequar as estratégias a cada um dos casos. 

👉 Como conhecer o perfil dos seus clientes? 

A maneira mais concreta de identificar um perfil de cliente é avaliando questões do dia a dia, a forma como ele lida com suas obrigações e o nível de comprometimento que ele tem em agir sempre com correção.

Contudo, pode ser arriscado deixar uma situação complicada acontecer para apenas então começar a procura por soluções. 

Uma boa ideia é criar um questionário digital, com perguntas-chave e estratégicas, que você julgue mais importantes, e envie para ele, sinalizando que é importante que ele responda.

Para isso, você pode usar ferramentas gratuitas, como o Google Forms, com a qual você pode enviar formulários com respostas objetivas ou discursivas para todos os seus clientes de uma só vez, e cada resposta chega diretamente em seu e-mail.

👉 Como propor soluções para diferentes clientes? 

Se durante sua análise, você descobrir que seu cliente é novo no mercado e não entende muito sobre as obrigações tributárias principais e acessórias (inclua esse tipo de questão em seu formulário de pesquisa), uma boa maneira de iniciar o seu plano é ensiná-lo ao menos o básico sobre o assunto. 

Explique e disponha-se também a responder suas dúvidas. Pode parecer algo trivial, mas tudo isso se configura como um diferencial no seu atendimento e ainda aumenta as chances de o cliente seguir suas sugestões, já que ele as compreende e entende a necessidade. 

Além disso, para seus clientes mais desorganizados, pode ser interessante fazer um cronograma com datas-limite para entrega das obrigações tributárias principais para que, caso um atraso ocorra, não prejudique as declarações ou o cumprimento de obrigações. 

Quer saber quais são os erros mais comuns na hora de criar relatórios contábeis e como fazer para evitar que eles ocorram? Confira as dicas deste artigo!

2. Crie cronogramas 

Obrigações tributárias principais possuem datas-limite para seu cumprimento sem sanções.

Por serem muitas obrigações e, consequentemente, muitas datas, uma boa opção para evitar problemas com esquecimentos e perdas de prazo, é a criação de um cronograma para seus clientes.

A depender do perfil do seu cliente – mapeado em sua pesquisa – estipule os prazos e antecedências desse cronograma maiores ou menores, a fim de garantir o cumprimento e a quitação. 

👉 Como criar cronogramas? 

O meio ou o formato desse cronograma nem é o mais importante, mas sim o fato de ele existir.

Dito isso, não é preciso utilizar nenhum software complicado. Nossa sugestão, novamente, é usar os recursos do Google. Você pode criar um arquivo no Google Planilhas (irmão mais novo do Excel) e compartilhar esse link com todos os seus clientes de uma só vez, como fez com o formulário de pesquisa.

A vantagem de criar essa planilha nesse software e compartilhar via link é que você pode alterá-lo sempre que precisar, e ele já será alterado automaticamente para todos os clientes, sem precisar reenviar. 

3. Explique e tire dúvidas 

Além de ser complexo, o Sistema Tributário Brasileiro constantemente passa por atualizações. Tudo isso pode trazer muita insegurança aos empresários, que podem acabar se esquecendo de algum tributo simplesmente por não saber que ele existe ou que mudou. 

Por isso, conversar com seus clientes e explicar cada tributo que deve ser pago pela empresa é tão importante.

Não é preciso uma explicação complexa e detalhada, mas deixar o seu cliente completamente no escuro cria uma relação de distanciamento, dificulta o diálogo e aumenta o risco de problemas.

Daí, procedimentos simples como requisitar uma documentação essencial podem se tornar mais difíceis e desgaste para ambos os lados.

Agende reuniões por videochamada de tempos em tempos com esse propósito, e deixe seus contatos sempre disponíveis e de fácil acesso a eles.

👉 E se o meu cliente não estiver aberto ao diálogo?

Como dissemos no início, cada cliente tem um perfil, um diferente grau de comprometimento e isso vai influenciar na facilidade para sua ação.

A questão aqui é, sempre que possível, relacionar essas obrigações tributárias a questões práticas do dia a dia dele e da empresa. Muitas vezes, o cliente não se mostra muito interessado por não entender a importância que esse assunto tem.

Além disso, aproveite cada ocasião para introduzir esses conceitos na cabeça dele, mesmo que seja em situações nas quais a empresa dele foi multada, por exemplo; que é uma boa oportunidade de explicar um pouco mais sobre aquela obrigação. 

Aos poucos, é possível agregar valor em todas as relações cliente-contador. O principal fator nesse caso é a paciência! 

Captar e fidelizar clientes é o que pode fazer um escritório de contabilidade crescer e aumentar o faturamento. Confira 10 dicas fundamentais para fazer isso!

4. Qualifique a sua equipe 

Um escritório contábil não funciona com apenas um contador (ou nesse caso, seria qualificado como profissional autônomo) e, por isso, é importante que não só você entenda a importância do diálogo com o cliente, como também sua equipe. 

Muito do que foi discutido durante este artigo tem a ver com a Contabilidade Consultiva, um modelo que tem ficado cada vez mais popular no mercado devido aos seus excelentes resultados de fidelização de clientes. 

Ao possibilitar treinamento aos seus colaboradores, você garante que todos estejam alinhados com a filosofia pretendida para a atuação do escritório, aumentando as chances de tornar o alinhamento de obrigações tributárias com todos os clientes mais fluido e bem-sucedido. 

Entenda melhor o que é a contabilidade consultiva e conheça 4 formas como ela pode fazer seu escritório lucrar mais!

5. Participe mais ativamente do processo 

Se mesmo depois de criar um cronograma de prazos, o cumprimento das obrigações tributárias ainda não estiver fluindo como esperado, vale ponderar outras soluções mais criativas. 

Enviar uma mensagem de lembrete ao seu cliente, por exemplo, pode ajudar no cumprimento das obrigações. Afinal, quantas vezes você mesmo só se lembrou de um compromisso ou obrigação por causa de uma mensagem ou notificação no celular? 

Converse previamente com o seu cliente para confirmar que ele está de acordo com o combinado. Se estiver, mãos à obra.

6. Não tome decisões sem conversar antes com o seu cliente

Este ponto é importante para que não existam desgastes na relação entre cliente e contador.

Se você for fazer um cronograma, uma agenda ou mesmo mandar lembretes ao seu cliente, pergunte para ele, com antecedência, se ele está de acordo com essas estratégias. 

Se a resposta for positiva, então o sinal está verde, até que seu cliente expresse o contrário. Comunicação é essencial e deve ser sempre priorizada. 

Você sente que seu escritório contábil não cresce como você gostaria? Veja, neste artigo, os principais erros que impedem esse crescimento!

7. Proponha inovações que facilitem o cumprimento das obrigações

As soluções tecnológicas estão aqui para otimizar rotinas de trabalho e trazer resultados cada vez melhores.

Nesse sentido, pode ser que o seu cliente tenha dificuldade para organizar suas obrigações e/ou documentos, porque ainda está trabalhando de maneira analógica. 

Imagine o processo de emissão de notas fiscais, por exemplo. Se não for feito de maneira correta, pode trazer muitos problemas para a gestão fiscal e contábil, não é mesmo? 

Investir em um bom emissor de notas, por exemplo, pode ajudar a organizar os documentos, armazená-los de maneira mais segura e ainda prevenir erros.

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Para alinhar as obrigações com clientes, conte com a DIGISAN

Como vimos neste artigo, para contadores alinharem as obrigações tributárias com clientes, é preciso que eles tenham uma atitude proativa e proponham soluções para as dificuldades de cada cliente. No final, todos ganham com isso!

Uma dessas soluções é ajudá-lo, facilitando a emissão e gerenciamento de notas fiscais. 

Nesse sentido, considere ser um contador parceiro DIGISAN e indicar nosso software emissor para seus clientes. Além de oferecer aos seus clientes a opção com melhor custo-benefício do mercado e contar com toda a integração contábil que ele oferece, você ainda conta com o benefício de poder usar nosso emissor para emitir suas próprias notas fiscais de forma ilimitada e gratuita.

A DIGISAN é referência em soluções tecnológicas para empresas e escritórios de contabilidade que buscam oferecer o melhor serviço aos seus clientes. 

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