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Para manter uma boa administração em qualquer empresa, é fundamental fazer uma boa gestão de seus documentos. Contratos, registros, recibos, entre outros itens, têm grande relevância para sua tomada de decisão, além de prestar contas para o governo. Sendo assim, você deve ter muita atenção com o prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis para que eles não percam a validade.

Como você já deve saber, vários documentos empresariais apresentam um prazo máximo de efetividade. A partir de determinada data, eles não podem mais ser usados para fins de fiscalização ou confirmação legal. Se você quiser evitar certos problemas, precisa ter esses prazos sempre em mente.

Quer entender melhor como funciona o prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis? Então, acompanhe.

Prazos de guarda para cada documento

A grande maioria dos documentos que você utiliza na sua empresa tem um prazo de 5 anos. Isso significa que, a cada 5 anos, você terá que renovar boa parte de sua documentação fiscal e contábil, ou arquivá-la.

Porém, existem vários documentos que têm prazos diferentes ou que são vitalícios, de acordo com sua categoria. Veja aqui alguns exemplos de documentos fiscais com prazos diferenciados.

Trabalhistas e previdenciários

A maioria dos itens aqui segue a regra geral dos 5 anos, mas alguns têm prazo bem mais longo. É o caso do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), que traz o prazo de 36 anos. Já o Comunicado de Aviso Prévio, por outro lado, tem apenas 2 anos de validade.

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Comerciais e fiscais

Nessa categoria, predominam muito mais documentos com o prazo padrão de 5 anos. As exceções são principalmente os documentos relativos a contratos de seguros pessoais, previdenciários privados e títulos de capitalização, que ficam na faixa de 20 anos de validade.

Tributários

A categoria inclui principalmente notas fiscais, recibos e comprovantes de impostos. Felizmente, todos eles seguem o prazo geral, sendo válidos por até 5 anos. Sendo assim, você deve ter um pouco mais de facilidade para gerenciar os documentos dessa categoria e agendar qualquer renovação ou nova emissão.

O que fazer em caso de perda dos documentos?

Seja por erros no arquivamento ou perda do prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis, não é impossível que alguns documentos sejam perdidos. Naturalmente, você precisa encontrar uma forma de remediar a situação para evitar futuras dificuldades com os órgãos fiscais e na gestão da empresa.

No geral, caso um registro seja perdido, é necessário entrar em contato com os órgãos de registro competentes, fazendo um registro do ocorrido e do que causou a perda. Durante o processo, você enviará dados detalhados sobre o que deveria constar nesses documentos. Depois de concluir todo o processo, são emitidos novos documentos para substituir aqueles que foram perdidos, garantindo que os novos também tenham validade fiscal.

Com essas informações, sua empresa já está mais preparada para administrar o prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis. Atente a esses valores e lembre-se de agendar as renovações necessárias ao longo do tempo.

Se quiser mais dicas para manter seu negócio em ordem, leia nosso e-book sobre contabilidade para MEI e tire suas dúvidas.

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Renan Mesquita

Resolvedor de qualquer problema da DIGISAN. Entusiasta de Marketing Digital, Experiência do Usuário e por transformar positivamente a vida do micro, pequeno e médio empresário.

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