Certificado Digital

O que é Certificado Digital e sua relação com Notas Fiscais

O certificado digital é um pré-requisito obrigatório para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Entenda mais sobre sua função no artigo!

O Certificado Digital é a assinatura eletrônica de uma pessoa física ou jurídica que tem por objetivo conceder o mesmo valor jurídico a contratos, negociações e trocas de serviço mediadas pela internet. Por esse motivo, trata-se de uma obrigatoriedade para a emissão de notas fiscais eletrônicas, assim como para o acesso a sites específicos do governo e demais especificidades.

Entenda mais sobre a obrigatoriedade do certificado digital neste artigo.

O que é Certificado Digital e quem é obrigado a tê-lo

Como introduzido, o certificado digital é o documento que representa a assinatura eletrônica de uma pessoa ou empresa no digital. Em outras palavras, ele pode ser considerado a identidade eletrônica dessa pessoa física ou jurídica. 

A certificação é uma obrigatoriedade para:

  • todas as empresas que emitem NF-e;
  • empresas inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido.

Nesse sentido, considera-se empresas obrigadas a emitir NF-e (abrange todo tipo de prestação de serviços, indústria, atacado, e comércio varejista). 

As empresas inscritas no Simples Nacional e que não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, naturalmente não são obrigadas a obter a certificação digital. Mas, se por profissionalismo ou necessidade de comprovação de renda, optarem por emitir notas fiscais, precisarão obter a certificação digital.

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Como o certificado digital é capaz de validar a identidade de alguém? É confiável?

O certificado digital é extremamente confiável e aceito legalmente porque é formado por chaves criptográficas (sendo uma chave privada e outra chave pública) que nunca se repetem. 

Enquanto a chave privada só é visível para responsáveis pelo certificado (a fim de evitar fraudes e proteger dados sensíveis); a chave pública é acessível para todos que precisarem decodificar a criptografia das informações que atestam a identidade de uma pessoa física ou jurídica. 

Para validar uma assinatura digital, portanto, o certificado acompanha um arquivo eletrônico com dados sobre a pessoa ou a empresa. E, claro, para ter validade, essa certificação deve ser emitida por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação — ITI.

Vantagens do certificado digital

Em um mundo cada vez mais digitalizado, fica óbvio dizer que a principal vantagem do uso do certificado digital é a segurança que ele promove aos contratos formais ou simbólicos entre relações de serviço mediadas pelo digital.

Podemos incluir, ainda, a comodidade e a redução de insumos no uso de papel e tinta para impressão, uma vez que essa assinatura eletrônica substitui papéis assinados em cartório com reconhecimento de firma.

Além disso, a certificação poderá te dar acesso a ambientes eletrônicos restritos de órgãos públicos, como no Portal e-CAC, da Receita Federal; nas juntas comerciais, dos estados e do Distrito Federal; e no INSS. Para determinadas informações confidenciais, esses sistemas apenas fornecerão dados mediante certificado digital.

Ainda assim, ressalta-se que não é uma questão de opção. Se você precisa emitir notas fiscais eletrônicas, ele é um pré-requisito para cumprir com tal obrigatoriedade; e irá te possibilitar muito mais organização financeira e agilidade no pagamento dos tributos.

Alguns especialistas também são diretamente beneficiados, como: 

  • profissionais de saúde que precisam assinar prontuários eletrônicos e recomendações médicas; 
  • advogados que precisam acessar processos, assinar petições e procurações digitalmente;
  • contadores que precisam assinar documentos fiscais e enviá-los para órgãos públicos.

A relação entre o Certificado Digital e as Notas Fiscais

Como já destacado no artigo, o certificado digital é um pré-requisito obrigatório para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Ou seja, sem ele, você simplesmente não conseguirá emitir suas notas.

E daí você também pode questionar: e quais os riscos de não emitir nota fiscal (para empresas obrigadas a isso)? 

Nesse caso, o maior risco é a sua empresa ser acusada de sonegação de impostos — um crime que prevê prisão de seis meses a dois anos. Além disso, as multas variam de 10% a 100% sobre o valor de cada NF-e não emitida.

Conheça os modelos de Certificado Digital

Existem dois modelos de certificado: o Certificado A1 e o Certificado A3. Ambos possuem a mesma finalidade na emissão da sua nota fiscal eletrônica, que é assegurar a identidade autoral de sua empresa. 

O Certificado A1 é um arquivo digital que fica salvo no seu computador. Já o Certificado A3 é um aparelho físico, que pode ter a aparência de um pendrive ou uma leitora e um cartão que é conectado via USB no seu computador.

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Certificado A1 ou A3: qual escolher?

Qual é o melhor modelo de Certificado Digital para Notas Fiscais?

Apesar de ambos os formatos funcionarem para a emissão de notas fiscais, normalmente indicamos sempre o Certificado A1, especialmente a quem pretende utilizar um sistema emissor de nota fiscal eletrônica, como a Digisan

Isso porque o Certificado A1 é mais fácil de instalar, gerenciar e de preservar em bom estado, uma vez que é um arquivo digital que fica salvo no seu computador. Seu manuseio te possibilitará mais agilidade e confiança no uso.

Se você ainda não sabe como emitir notas fiscais com o seu Certificado Digital, veja o nosso artigo:

Como Emitir Notas Fiscais (NFe).

Qual é a validade do meu Certificado Digital?

É importante que você saiba também que o Certificado A1 possui validade de 1 ano, enquanto o Certificado A3 possui validade de 3 anos.

Uma vez que a validade se encerre, será necessário renová-lo.

Leia também:

Como renovar um certificado digital?

Qual o custo de um certificado digital?

Depende da autoridade certificadora escolhida, assim como do modelo de certificado desejado. Faça uma consulta de valor sobre sua certificação digital com a Digisan

Como obter ou renovar um Certificado Digital?

Antes de mais nada, é importante que você entenda que o Certificado Digital pode ser emitido apenas por empresas autorizadas pelos órgãos reguladores do Brasil. 

Os dados solicitados pela certificadora serão:

  • Documentação de CNPJ e/ou RG
  • O sócio-administrador deverá levar também seu documento oficial com foto, no caso o RG.

O processo de renovação ou confecção de um novo certificado é rápido e simples, via videoconferência. Durante o processo, o agente responsável solicitará alguns dados da sua empresa. 

Ao final do processo você receberá o número do protocolo e uma senha de acesso, a qual você usará para fazer o download do seu Certificado Digital A1 para o seu computador.

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Sua empresa emite NF-e no DF? Conheça o sistema Digisan!

Esse é um artigo do time Digisan que faz parte da editoria que contempla todo universo das notas fiscais e de certificados digitais. Para emitir o seu Certificado Digital e as suas notas fiscais eletrônicas, você pode contar com a Digisan. 

Para solicitar a emissão ou renovação de certificado digital, você pode acionar nosso contato aqui.

Quanto à emissão de notas, saiba que o sistema Digisan é até 5x mais rápido que o de concorrentes e permite uma gestão muito mais segura e agilizada de todas as suas notas, com preenchimento automático dos impostos e compartilhamento facilitado com o contador. Nosso objetivo é te ajudar a reduzir tempo com burocracias, te permitindo focar no que for mais importante para o crescimento do seu negócio. 

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