A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é uma obrigatoriedade presente em algumas empresas brasileiras há alguns anos. Ela surgiu para acabar, de uma vez por todas, com os antigos blocos e formulários de impressoras matriciais.

Entretanto, como toda obrigatoriedade no Brasil, ela vem demorando certo tempo para atingir todas as empresas, sendo elas grandes ou pequenas. Porém, a cada ano o cerco vai se fechando, e chegamos a um ponto em que ela se tornou obrigatória.

Sendo assim, aquelas que são inscritas no Simples Nacional passaram a ser obrigadas a emitir tal documento. Veja como ocorrerá essa obrigatoriedade e como você deve agir para começar a cumprir.

Aquisição de um certificado digital: o primeiro passo

Um dos primeiros passos a serem executados por uma empresa do Simples Nacional que necessita emitir suas Notas Fiscais eletrônicas é a aquisição do certificado digital. Sem essa ferramenta, é impossível realizar esse tipo de operação.

O certificado digital garante que a operação realizada em seu software emissor seja transmitida de forma segura para o órgão competente. A assinatura realizada por meio dele é o que garante a veracidade e torna oficial o documento fiscal enviado a Secretária de Fazenda do seu estado.

Existem dois tipos de certificados digitais. O A1, um arquivo instalado diretamente no computador, em que serão emitidos os documentos fiscais da empresa. Também temos o A3, que deve ser acompanhado de um drive externo. Pode ser um cartão dependente uma leitora ou um token, podendo ser um pendrive.

Cada um tem suas vantagens e desvantagens, cabendo ao dono do negócio escolher aquele que lhe convém. É preciso ficar clara a necessidade desse tipo de documento para toda e qualquer empresa que necessita emitir suas notas fiscais por meio digital.

Credenciamento para emissão de nota fiscal

Outro passo crucial para que a sua empresa emita notas fiscais eletrônicas é o credenciamento. Esse é um processo exclusivo do órgão que receberá os seus documentos fiscais, nesse caso, a Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) do ente federativo no qual sua empresa está localizada.

Portanto, cada órgão terá um procedimento próprio. Alguns, inclusive, já disponibilizam o credenciamento por meio digital em seus portais de relacionamento com os contribuintes.

Aquisição de software emissor de notas fiscais eletrônicas

Voltando para os requisitos tecnológicos para emissão de NF-e Simples Nacional, vamos discorrer um pouco sobre o software emissor desse tipo de documento. Até pouco tempo atrás, existiam emissores gratuitos que eram gerenciados pela própria SEFAZ.

Porém, esses sistemas foram descontinuados pelo órgão, ou seja, eles pararam de ser atualizados de acordo com as mudanças que a legislação sofre a cada ano, tornando os emissores gratuitos inviáveis para as empresas.

Isso obrigou que elas passassem a adquirir seus próprios sistemas emissores. Portanto, agora que o seu negócio será obrigado a emitir NF-e, consequentemente, precisará um sistema para fazer essas emissões.

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Muitas pessoas podem enxergar isso como algo ruim, afinal, esse tipo de ferramenta tem um custo que deverá ser absorvido pela empresa. Entretanto, se analisarmos a exigência por outra ótica, podemos verificar que ela proporciona alguns benefícios.

Um deles é a proximidade do suporte técnico. Quando ocorria algum problema com o emissor gratuito, as empresas não tinham nenhum contato com o responsável pelo software. Isso porque, geralmente, essa pessoa era o próprio estado e não havia a quem recorrer diretamente. A única coisa que poderia ser feita é aguardar.

Com um sistema pago, esse tipo de problema é rapidamente solucionado pelos técnicos da empresa que forneceu o software, evitando mais dores de cabeça desnecessárias. Isso pode parecer sem importância, porém, ficar sem poder emitir NF-e por problemas em sistemas que demoram dias para serem solucionados são capazes de prejudicar severamente o seu negócio e até mesmo ocasionar problemas com a fiscalização da receita federal.

Preenchimento de dados

Agora que você entendeu a parte tecnológica e cadastral que deve ser providenciada antes da emissão dos seus documentos fiscais, vamos mostrar os passos que precisam ser executados para emitir a sua NF-e Simples Nacional dentro do sistema instalado e credenciado.

O primeiro passo é inserir os dados do cliente. Isso pode ser cadastrado em seu sistema e, em casos de clientes recorrentes, em bons softwares de emissão de notas fiscais basta digitar o seu código ou CNPJ que o sistema já buscará os dados imediatamente, em outros, como no caso do emissor gratuito você deverá sempre que for emitir uma nota preencher os dados novamente de seu cliente.

Em seguida, deverá inserir os códigos que identificam o tipo de operação, por exemplo, o Cadastro Fiscal Operações e Prestações (CFOP), que informa sobre o tipo de operação que está sendo realizada, bem como se ela é para dentro ou fora do estado de origem. Vale ressaltar também que os softwares de emissão de notas fiscais pago, normalmente já são pré-configurados para o CFOP correto de sua venda, facilitando assim a emissão das notas fiscais de sua empresa.

Em seguida, é necessário escolher o produto ou serviço prestado. No emissor gratuito do SEBRAE esse ponto é bem delicado, pois será necessário incluir a quantidade, descontos e demais dados do item vendido. Eles devem estar cadastrados previamente, contendo todos os seus códigos como: NCM, CST, CEST, entre outros. Já em emissores pagos, você cadastra essas informações uma única vez e poderá reaproveita-las sempre que emitir uma nova nota fiscal, além de que um bom emissor de notas deve oferecer o cálculo automático de impostos.

Cuidados que o emissor deve ter

Agora, vamos mostrar alguns dos principais cuidados que você precisa ter ao emitir uma NF-e Simples Nacional. Essas orientações são importantes, afinal, decorridas 24 horas de emissão de uma nota fiscal, ela não poderá mais ser cancelada.

Sendo assim, tome muito cuidado com os dados do seu cliente. Confira se ele está correto e se os dados estão atualizados. Uma boa dica é consultar o seu cadastro do CNPJ no site da Receita Federal.

Além disso, tome muito cuidado com o cadastro de produtos e serviços prestados. Verifique se eles estão com todos os códigos, devidamente atualizados de acordo com a legislação do ICMS e ISS vigente, bem como aquela que regulamenta os tributos federais.

Por fim, tenha atenção na hora de lançar as quantidades dos produtos. Erros de digitação são comuns nessa etapa e podem atrapalhar todo o processo de emissão de notas fiscais, atrasando, inclusive, o envio e recebimento das vendas realizadas.

Portanto, tendo atenção e seguindo todas essas dicas, emitir NF-e Simples Nacional será muito mais simples. Assim, você poderá manter sua empresa sempre ativa e respeitando as normas impostas pelo nosso sistema tributário nacional.

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Renan Mesquita

Analista de Marketing e Designer de Experiência do Usuário, aqui na Digisan sou responsável por trazer um conteúdo de qualidade para os nossos leitores e por desenhar uma experiência UAU para os nossos clientes ao consumirem o nosso produto.

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