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A contabilidade é uma das ferramentas mais importantes para o sucesso e crescimento de um negócio. Muitas pessoas acabam negligenciando esse tipo de serviço, colocando-o apenas como um mal necessário ou uma exigência tributária de que não podem fugir.

Entretanto, a gestão contábil de sua empresa é algo que pode torná-la altamente lucrativa e prevenir possíveis problemas no futuro. Pensando na importância que a contabilidade tem para um negócio, resolvemos escrever este artigo.

Nele, mostraremos 5 dicas simples, mas efetivas sobre como otimizar a gestão contábil em seu negócio. Acompanhe-nos nesta leitura.

1. Automatize processos

Uma das primeiras e mais importantes dicas para otimizar a gestão contábil é investir na automatização de processos. Atualmente, a tecnologia vem ganhando um espaço muito importante dentro das empresas. Ela é capaz de tornar procedimentos mais ágeis e, principalmente, confiáveis.

Para obter esses benefícios, portanto, uma empresa deve automatizar o máximo de processos possível dentro do seu estabelecimento. Isso facilitará o tratamento dos dados gerados em sua empresa, transformando-os em informações úteis para sua contabilidade.

Elas servirão para que você possa tomar decisões gerenciais importantes para o seu empreendimento. Com base nessas informações, será possível extrair análises e insights de relatórios que demorariam dias para ser elaborados por meio de processos manuais.

Além disso, devemos considerar que procedimentos realizados da forma antiga estão mais sujeitos a erros que os executados de modo automatizado, utilizando sistemas modernos que a tecnologia disponibiliza hoje em dia.

2. Escolha um bom software de emissão de notas fiscais eletrônica

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é uma obrigação para muitas organizações. Alguns empresários podem ter classificado essa obrigação como algo ruim, afinal, ela fez com que eles adquirissem sistemas e softwares específicos para essa finalidade.

Entretanto, se analisarmos sob uma ótica mais ampla, podemos perceber que a NF-e foi uma exigência que possibilitou integração e automatização nos processos das empresas. Isso porque, por se tratar de um documento eletrônico, facilitou a inserção dos seus dados em softwares, agilizando o processo de análise de compras e gestão de estoque e de fornecedores.

Portanto, para melhorar a gestão contábil da sua empresa, é importante que você invista em bons softwares para emissão de notas fiscais eletrônicas e, de preferência, que seja capaz de integrar os dados gerados a partir deles com aqueles que são necessários para que a sua contabilidade seja feita.

Essa dica, aliada à anterior, pode proporcionar mais agilidade e praticidade nas ações do dia a dia, além de possibilitar que a empresa tenha acesso às informações de forma mais rápida.

3. Invista no bom relacionamento com a contabilidade

Você também precisa investir no bom relacionamento com a sua contabilidade. Muitas pessoas sequer entram em contato com o seu contador para tirar alguma dúvida, preferindo buscar na internet ou com outros empresários que não têm o menor conhecimento sobre a ciência contábil.

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Acontece que o contador precisa ser o principal amigo da sua empresa. Vocês precisam estar sempre próximos e mantendo uma relação de muita sinceridade, e tudo o que ocorre de errado nas áreas contábil, fiscal e trabalhista deve ser imediatamente informado à sua contabilidade.

Muitos problemas podem ser resolvidos de imediato quando se tem conhecimento deles desde cedo. Entretanto, a certa altura, é impossível solucionar algumas pendências sem que ocorra algum tipo de desgaste para a empresa, o que pode, ainda, gerar multas e sanções.

4. Organize bem os seus documentos contábeis

Outra dica importante para melhorar a gestão contábil do seu negócio está relacionada aos documentos que são gerados em sua empresa. Eles precisam ser devidamente organizados e gerenciados. Alguns papéis são utilizados pela contabilidade para gerar as informações de que você precisa sobre o seu negócio.

Além dos dados impressos, você também deve cuidar daqueles que são digitais, como arquivos XML, DANFEs, entre outros. Essas informações precisam ser muito bem armazenadas e encaminhadas ao contador com o máximo de cuidado e segurança.

Vale a pena ressaltar um detalhe: a gestão de documentos é tão importante para uma empresa, que alguns papéis ou documentos digitais são de armazenamento obrigatório. Os arquivos XML das notas fiscais, por exemplo, precisam ser guardados por, no mínimo, 5 anos.

Caso a empresa seja fiscalizada e perca alguns desses documentos, ela pode receber uma multa altíssima por cada um dos que não forem encontrados. Portanto, investir em armazenamento, além de ser uma prática de boa gestão e administração, pode livrar a empresa de ter que pagar multas no futuro.

Além disso, a organização de documentos economiza tempo dos seus funcionários, que não precisarão perder horas do dia buscando papéis ou arquivos sem terem a menor noção de onde encontrá-los. Para tanto, você pode investir em ferramentas tecnológicas para armazenamento e organização desses documentos.

5. Permita que o contador participe do planejamento estratégico

Por fim, é essencial que você permita ao seu contador participar de todo o planejamento estratégico do seu negócio. Esse profissional tem a qualificação necessária para reconhecer pontos fortes e fracos de um plano, podendo oferecer orientações para otimizar a geração de resultados de uma empresa.

Além disso, devemos considerar a questão da tributação, que, se não for levada em conta em um planejamento estratégico, pode colocar em risco todo o projeto e, ainda, prejudicar o perfeito andamento das operações da empresa.

Portanto, o contador deve estar presente nesse e em outros momentos de definições importantes para a sua organização. Assim, você garantirá que todas as obrigações fiscais contábeis e trabalhistas estarão atendidas e poderá dar a devida atenção a outros pontos da sua estratégia.

Seguindo essas 5 dicas à risca, a gestão contábil do seu negócio poderá transformar o desempenho e a lucratividade do seu negócio, permitindo que você, enquanto gestor, possa focar o seu tempo na geração de resultados, tendo a tranquilidade de saber que todas as obrigações relacionadas à contabilidade da empresa estão sendo devidamente cumpridas.

Gostou do artigo de hoje? Que tal conhecer um pouco mais sobre esse serviço essencial para o crescimento de um negócio? Então, entre em contato conosco e fale com um de nossos especialistas. Teremos um imenso prazer em ajudar você!

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Renan Mesquita

Resolvedor de qualquer problema da DIGISAN. Entusiasta de Marketing Digital, Experiência do Usuário e por transformar positivamente a vida do micro, pequeno e médio empresário.

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