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Para uma empresa, estar em dia com suas obrigações fiscais é fundamental para seu melhor desempenho. O pagamento incorreto de tributos quase sempre leva a mais problemas, como multas, o que sai bem mais caro. Felizmente, existem vários sistemas que você pode usar para se manter dentro da lei, como a emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica).

A emissão de Nota Fiscal de Serviço é uma obrigação de qualquer negócio ou profissional que atue no estado de São Paulo, independentemente de seu formato. Porém, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é muito mais prática do que a nota em papel. E considerando que a prestação de serviço nem sempre envolve a emissão de um recibo direto, o registro de NFS-e se torna muito útil para acompanhar suas obrigações tributárias.

Quer entender melhor como emitir NFS-e em SP e facilitar seu trabalho? Então, acompanhe.

Veja o passo a passo para emitir NFS-e

Para fazer a emissão da NFS-e corretamente, você precisa completar algumas etapas. Veja a seguir um passo para poder emitir suas próprias notas fiscais.

Cadastre-se no site “Nota do Milhão”

Primeiramente, você deve visitar a página relativa ao registro de notas fiscais da prefeitura de São Paulo, que é chamada de Nota do Milhão. Na página, você verificará as normas relativas à emissão de nota fiscal e realizará um pré-cadastro da sua empresa. Isso não proporcionará uma senha de acesso imediatamente, mas facilitará o processo.

Em seguida, você deve preencher um formulário com todos os dados exigidos sobre seu negócio e reunir os documentos necessários para o cadastro da sua empresa. Leve tudo à prefeitura e, após a análise da documentação, você receberá uma senha de acesso associada ao seu CNPJ. Com ela, você pode começar a emitir NFS-e por meio da página.

Preencha os detalhes da sua empresa

Depois de receber sua senha, ainda é necessário incluir mais algumas informações sobre seu negócio antes de emitir suas notas fiscais. Na seção de “configuração do perfil” você preencherá detalhes sobre a empresa, sua área de atuação, contatos, entre outros elementos que sejam pertinentes para referência no documento.

Boa parte desses dados pode ser alterada no futuro, mesmo que isso exija a apresentação de novos documentos para a prefeitura. Tenha certeza de conferir essa seção regularmente para que esteja bem atualizada, de forma a evitar dados inconsistentes em suas notas fiscais, já que isso pode gerar problemas com o Fisco.

Selecione a opção de emissão de nota fiscal

Com tudo já preenchido, você vai clicar na opção “emitir NFS-e” e começar a, de fato, emitir uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica para seus serviços prestados. Dentro da página, serão solicitados vários dados relativos ao tipo de emissão. No geral, você precisa manter as opções “tributado em São Paulo” e “Tributação Normal” marcadas, mas costumam ocorrer exceções.

Em seguida, você deve informar quem foi o cliente que solicitou o serviço, para que ele também tenha seu registro na nota fiscal. Para isso, você deve inserir o CPF ou CNPJ do cliente. O próprio sistema puxa todos os dados e você deve conferi-los, apenas por garantia.

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Logo abaixo, você deve inserir o valor da nota fiscal e o montante aproximado da carga tributária. É importante falar com o seu contador para garantir que o valor inserido seja o correto.

Por fim, se você lida com o mesmo cliente com bastante frequência, busque registrá-lo com um apelido. Dessa forma, em vez de informar seu CPF ou CNPJ, pode escolher o nome de uma lista e puxar todos os dados de uma vez, incluindo qualquer correção.

Registre a nota nos seus lançamentos

Depois de emitir uma nota fiscal, é interessante baixar o documento e incluir uma cópia na sua lista de lançamentos. Isso não só contribuirá bastante com o melhor alinhamento de suas finanças, como também é uma maneira mais eficiente de acessar essas informações. Se você já tem um sistema de emissão de nota fiscal e um banco de dados associado, é bem provável que já execute esse processo automaticamente.

Conte com uma solução inteligente para emitir suas notas fiscais de serviço

Além de saber como emitir NFS-e em SP, você deve contar com uma ferramenta que torne esse trabalho mais eficiente. Sistemas de emissão de nota fiscal contribuem bastante com a melhor gestão desses documentos, desde que você escolha a melhor opção para atender às suas necessidades.

Veja aqui alguns pontos importantes a conferir na hora de escolher sua solução de nota fiscal eletrônica.

Automação de tarefas

Tanto a emissão quanto o registro de NFS-e podem ser tarefas demoradas e repetitivas, que custam muito do tempo e energia da sua equipe. Por isso mesmo é tão importante que você busque formas de automatizar ao menos uma parte desse trabalho.

Com uma solução de NFS-e adequada, você pode fazer com que a emissão e o arquivamento das suas notas fiscais sejam feitos sem intervenção humana, seguindo apenas os procedimentos já registrados.

Integração com outras ferramentas e contabilidade

Você também precisa de meios para usar as informações em outros setores e ferramentas. Por isso, a maioria dos softwares atuais apresenta alguma funcionalidade de integração com outros recursos. Dessa forma, é possível captar informações de diferentes fontes para preencher e correlacionar dados, além de fornecer as informações das notas fiscais para outras áreas em que elas serão úteis.

Suporte prolongado e especializado

Por fim, mas não menos importante, a empresa que fornece a solução de NFS-e precisa prestar assistência sempre que necessário. Atualizações, segurança dos dados, entre outros serviços, são um forte diferencial na hora de escolher um sistema de emissão para suas notas ficais.

Agora que você já sabe como emitir NFS-e em SP, é hora de começar a organizar seu negócio para facilitar a sua gestão de notas fiscais e nunca mais ter problemas com tributos. Continue atento às mudanças no sistema, pois ele tende a ser simplificado com o tempo.

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Renan Mesquita

Resolvedor de qualquer problema da DIGISAN. Entusiasta de Marketing Digital, Experiência do Usuário e por transformar positivamente a vida do micro, pequeno e médio empresário.

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