Ser microempreendedor individual (MEI) é a maneira mais simples, rápida e barata de se empreender no Brasil atualmente. Por meio do programa, muitos brasileiros conseguiram sair da informalidade, passando a contar com uma fonte de renda formal, incentivos fiscais e direitos previdenciários. Apesar de todas as facilidades, as dúvidas ainda são muitas. Uma das principais é como começar a emitir nota fiscal eletrônica (NF-e).

Fique tranquilo, pois, com dedicação e boas informações, você verá que esse procedimento é mais simples do que parece. Como qualquer empreendedor, o MEI precisa cumprir obrigações acessórias e também deve ter um rigoroso controle sobre produtos e serviços que comercializa. A nota fiscal eletrônica existe para facilitar essas exigências e abrir novas oportunidades, como a participação em editais públicos.

Leia nosso artigo para entender melhor todos esses aspectos e saber como começar a emitir nota fiscal eletrônica!

Por que o MEI deve emitir nota fiscal eletrônica?

O MEI tem regras mais flexíveis quanto à emissão da nota fiscal eletrônica. Por exemplo, não tem a obrigação de emitir a NF-e para o consumidor final se esse for pessoa física, ou no caso de vendas interestaduais. Por outro lado, é obrigado a fazer a emissão nas vendas de produtos ou prestação de serviços para pessoas jurídicas, ou seja, na relação entre empresas.

Apesar disso, é preciso considerar alguns aspectos sobre as situações em que não há obrigação de emitir NF-e. O primeiro ponto a ser considerado é que o cliente pode exigir o documento. Esse é um direito do consumidor e, quando solicitado, passa a ser obrigação do MEI emiti-lo.

É comum que compradores peçam cada vez mais as notas eletrônicas. Uma das razões para isso são os programas de premiações e incentivos concedidos aos consumidores que registrarem o CPF na NF-e.

Começar a emitir nota fiscal também passa a ser uma exigência para microempreendedores que desejam fornecer produtos ou serviços para o poder público. Governos e municípios têm gerado boas oportunidades para MEIs em licitações, mas, para isso, é preciso emitir nota fiscal eletrônica.

Quais os benefícios da nota fiscal eletrônica para o MEI?

Como citamos, nem sempre o MEI estará obrigado a emitir a nota fiscal eletrônica. Mas, mesmo nesses casos, ele pode aderir desde já ao programa, passando a usar o formato eletrônico no lugar do tradicional. Essa é a medida mais recomendada, pois os benefícios compensam. Confira as principais vantagens de emitir a nota fiscal no formato eletrônico:

  • permite ao MEI fazer o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
  • reduz o tempo e os custos com emissão, armazenamento e controle de notas fiscais;
  • antecipa a adequação a um modelo que, em breve, será obrigatório em todas as transações;
  • possibilita a participação em licitações públicas;
  • facilita o preenchimento da nota fiscal;
  • melhora a gestão contábil e o planejamento fiscal feito por sua contabilidade.

Qual é o passo a passo para começar a emitir nota fiscal eletrônica?

Agora que você já conhece os benefícios, falta explicar o que é preciso entender sobre como começar a emitir nota fiscal eletrônica sendo MEI. Para facilitar a compreensão, elaboramos um passo a passo. Confira!

1. Adoção de um emissor de nota fiscal para MEI

Governos e municípios têm facilitado a emissão da nota fiscal eletrônica para o microempreendedor individual. Isso tem sido feito por meio dos emissores gratuitos. Esse mecanismo foi criado para ajudar o MEI na transição do documento em papel para o digital. Porém, não deve ser mantido por muito tempo.

Distrito Federal, por exemplo, já anunciou o fim do emissor gratuito, que será mantido apenas até dezembro de 2018. Nesse caso, o empresário deve buscar outra solução. Uma delas é utilizar o emissor do Sebrae ou, então, adquirir programas específicos, que podem ser mais estratégicos, inclusive.

As principais distinções entre um emissor gratuito e um software específico para emissão das notas eletrônicas estão na capacidade de armazenamento dos documentos e na automatização dos processos, como por exemplo o cálculo automático de impostos, que o emissor gratuito não possui.

No emissor gratuito, a cada nova transação, o MEI precisa registrar todos os dados da nota, do princípio ao fim. Ou seja, não existe a possibilidade de cadastrar previamente as informações, o que tornaria a emissão mais rápida e menos sujeita a erros.

Os softwares, por sua vez, permitem que os dados principais sejam cadastrados antecipadamente. Dessa forma, o preenchimento estará pronto no momento da emissão. O armazenamento também é prioridade, facilitando o acesso aos documentos sempre que necessário. Há ainda vantagens como possibilidade de cancelamento de notas e integração com sistemas de controle financeiro, geração de boletos e elaboração de relatórios.

2. Credenciamento

Para começar a emitir nota fiscal eletrônica, o MEI precisa se credenciar na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Esse é um processo tranquilo, mas cada estado tem suas exigências e, por isso, é importante consultar os requisitos para adesão na sua região.

3. Obtenção do certificado digital, se for o caso

O uso do certificado digital é outro requisito que pode ser exigido do MEI. Se trata de um dispositivo que funciona como uma assinatura digital, garantindo a validade jurídica da nota fiscal eletrônica. Mesmo nos casos em que ele não é exigido, vale a pena considerar a adoção do certificado digital pelas vantagens que oferece, sendo as principais:

  • autenticidade das transações realizadas;
  • redução de custos com serviços cartorários;
  • otimização de processos de assinatura eletrônica de documentos;
  • segurança no envio de documentos eletrônicos.

4. Preenchimento

Concluida as três primeiras etapas, o MEI já pode utilizar o emissor de nota fiscal. O procedimento, agora, será o de preencher os dados do documento, registrando informações do emitente, do destinatário e dos produtos ou serviços comercializados.

5. Transmissão

Logo após o preenchimento dos dados, a transmissão é feita de forma imediata para o fisco. O órgão fazendário deve receber as informações e liberar a emissão da nota fiscal eletrônica. Tudo isso é feito em tempo real. A partir desse momento, o consumidor já pode acessar o documento.

Como começar a emitir nota fiscal eletrônica nos principais estados ?

Mencionamos anteriormente que cada Estado tem suas próprias regras para emissão da NF-e. O procedimento tem a mesma finalidade, mas é importante conhecer as principais diferenças. Vamos explicar as principais características para o Distrito Federal, São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte.

Como começar a emitir nota fiscal eletrônica no Distrito Federal?

No Distrito Federal, o MEI deve cumprir as seguintes exigências:

  • uso do certificado digital;
  • credenciamento na Secretaria da Fazenda do Distrito Federal;
  • possibilidade de uso do emissor gratuito do DF até dezembro de 2018.

Como começar a emitir nota fiscal eletrônica em São Paulo?

  • uso do certificado digital;
  • credenciamento na Secretaria da Fazenda de São Paulo;
  • possibilidade de uso do emissor gratuito de SP.

Como começar a emitir nota fiscal eletrônica em Minas Gerais?

  • não é exigido o certificado digital;
  • credenciamento na Secretaria da Fazenda de Minas Gerais;
  • possibilidade de uso do emissor gratuito de MG.

Como começar a emitir nota fiscal eletrônica no Rio de Janeiro?

  • uso do certificado digital;
  • credenciamento na Secretaria da Fazenda do Rio de Janeiro;
  • não oferece emissor gratuito.

Viu como é fácil? Agora que você já sabe como começar a emitir nota fiscal eletrônica, já pode ter um controle rigoroso sobre os itens que comercializa e cumprir com suas obrigações acessórias.

Quer ajuda nesse processo? Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar sua empresa a fazer esse procedimento de forma simples e eficiente!


Renan Mesquita

Analista de Marketing e Designer de Experiência do Usuário, aqui na Digisan sou responsável por trazer um conteúdo de qualidade para os nossos leitores e por desenhar uma experiência UAU para os nossos clientes ao consumirem o nosso produto.

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