Saiba como proceder para cancelar nota fiscal eletrônica e em que casos essa ação é possível de ser concluída. Ainda, conheça outra alternativa possível para casos de correções necessárias em uma nota emitida errada. Acompanhe!
Havendo condições de cancelar sua NF-e emitida de forma errada, os passos para a ação são bem simples:
Caso todos os requisitos para cancelamento estejam adequados, ela será cancelada automaticamente. De modo contrário, o próprio sistema acusará erro no processo.
Ressalta-se que a principal alternativa para realizar esse procedimento é utilizando o software emissor que deu origem à NF-e. Geralmente, os sistemas já oferecem a opção de cancelar a nota fiscal e, com poucos cliques, o responsável pela emissão solicita o cancelamento.
Assim como no momento da emissão, para pedir o cancelamento também é necessário enviar a informação à SEFAZ. Feita a solicitação, o órgão retornará o documento fiscal com a informação de cancelado e ele não produzirá mais os efeitos fiscais e financeiros sobre a sua empresa, entretanto, isso não significa que o procedimento acabou por aqui.
A NF-e cancelada ainda deverá compor o livro fiscal da empresa, bem como aquele que é enviado por meio do SPED Fiscal. A falta de uma única NF-e, mesmo que esteja com status de cancelada, pode gerar multas e sanções para seu negócio.
Além disso, a numeração seguirá considerando a NF-e que foi cancelada. Portanto, não se esqueça de enviar todos os meses suas notas fiscais emitidas ou canceladas para sua contabilidade. Utilizando sistemas, como o da Digisan, é possível automatizar todo esse processo de integração contábil.
O cancelamento de um documento fiscal só poderá ser realizado pelo emissor antes de decorridas 24 horas após a autorização da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Ou seja, se você emitiu uma nota fiscal hoje, e ela foi validada às 13:00, poderá realizar o cancelamento até o dia seguinte às 12:59. Caso contrário, o procedimento não poderá ser efetuado e será necessário recorrer à SEFAZ para realizar o cancelamento da NF-e.
*Esta é mais uma vantagem de obter um emissor de nota fiscal eletrônica, como o da Digisan: contar com a funcionalidade do gerenciamento de tempo restante para cancelamento da nota fiscal. Desse modo, você saberá quanto tempo resta disponível para que possa fazer o cancelamento de cada nota fiscal.
Além do prazo, o emissor de NF-e para produtos deve observar outros dois critérios para realizar o cancelamento da NF-e:
Se alguns desses critérios for descumprido, o cancelamento não poderá ser realizado.
Quando isso ocorre, o procedimento fica mais complexo, portanto, é essencial que você nunca ultrapasse esses prazos.
Resumidamente, uma nota fiscal precisa ser cancelada quando ocorre algum vício ou falha durante o processo de emissão, geralmente, após o envio e validação do documento por parte da Secretaria da Fazenda Estadual.
Os motivos que levam esse tipo de problema são muito variados; vamos mostrar os principais nos próximos tópicos.
O campeão de solicitação de cancelamento das NF-e, sem dúvidas, é o preenchimento incorreto. Esse tipo de problema pode ocorrer com os dados cadastrais do cliente, quantidades, valores, descontos e, até mesmo, em informações gerais.
Além desses, os códigos como: CST, CFOP, CEST, NCM, entre outros, também são alvos de erros na hora da emissão. Nesses casos, quando não é possível corrigir tais falhas, não existe outra alternativa a não ser solicitar o cancelamento dentro do prazo de 24 horas.
Os erros no cálculo dos tributos também são muito comuns. Nesses casos, não há nada o que se possa fazer a não ser cancelar o documento fiscal. Afinal, nenhuma empresa aceitará o pagamento adicional de um imposto que não é devido, como também não deixará de pagar o montante de tributos devidos por conta de erros no cálculo das notas fiscais.
Outro erro muito comum é a emissão do documento fiscal no dia incorreto. Como a data da emissão sempre será a mesma em que o procedimento está sendo emitido, é muito comum que as empresas aguardem alguns dias para faturar alguma venda com o objetivo de postergar o pagamento de determinados tributos.
Entretanto, quando, por falha ou esquecimento, o documento fiscal é emitido em um dia indesejado, é possível cancelar o mesmo, desde que não tenham sido ultrapassadas as 24 horas.
Caso o consumidor ou prestador de serviço desista de prosseguir com a negociação e consequente cobrança ou pagamento de valor acertado, é indicado que se cancele a NF-e que mediava essa relação comercial.
Como mencionamos, após 24 horas da emissão do documento fiscal, o cancelamento de NF-e não poderá mais ser realizado de forma facilitada através do seu próprio emissor de notas.
Nesses casos, você precisará, obrigatoriamente, recorrer à SEFAZ, e ficará sujeito a penalidades e procedimentos específicos previstos para o seu estado. O que se pode antecipar são estes dois cenários:
Conheça as condições de cancelamento de NF-e no Distrito Federal.
Caso não consiga proceder com o cancelamento há dois caminhos a serem avaliados:
Saiba quando utilizar cada um deles a seguir.
A carta de correção eletrônica tem algumas limitações e não poderá ser emitida para a alteração dos seguintes campos:
Para entender detalhadamente quando é possível utilizar a carta de correção, leia este outro artigo: Quando é possível utilizar uma Carta de Correção eletrônica?
Também é importante mencionar que esse procedimento exige a autorização por parte da Secretaria da Fazenda Estadual.
Caso não seja mais possível cancelar sua NF-e , nem recorrer à carta de correção eletrônica, pode ser indicado solicitar a anulação do documento emitido de forma equivocada.
Para anular uma NF-e, o emissor deverá emitir uma nota de devolução por parte do destinatário, arcando com sanções previstas em lei e específicas para cada estado, tal como aguardando a autorização do documento fiscal por parte do Fisco. O mais importante a se destacar aqui é: consulte as regras específicas previstas para o seu estado.
Esse é um artigo do time Digisan que faz parte da editoria que contempla todo universo das notas fiscais.
O sistema de NF-e da Digisan é até 5x mais rápido que o de concorrentes e permite uma gestão muito mais segura e agilizada de todas as suas notas. Cada NF-E pode ser emitida em menos de 2 minutos, possibilitando que você cadastre todos os clientes e realize envios instantâneos, sem se preocupar com a segurança dos seus dados: todas as informações são armazenadas em nuvem e criptografadas.
Além disso, claro, você poderá acompanhar de forma clara o prazo de cancelamento para cada uma de suas NF-e, caso ocorra qualquer erro ou contratempo.
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